Terug aan het werk na Covid!

Covid-19 heeft de wereld op zijn kop gezet. Miljoenen werknemers over de hele wereld kwamen voor nieuwe en uitdagingen te staan. Op enkele weken tijd, hebben zowel werknemers en werkgevers, zich een weg moeten banen in een nieuwe standaard zoals bijvoorbeeld het telewerken, zonder de bedrijfscontinuïteit én het welzijn van werknemers uit het oog te verliezen
Geen makkelijke opdracht voor velen!

Gelukkig is nu het einde van de pandemie in zicht maar bedrijven worstelen nu met de vraag hoe ze de terugkeer van hun werknemers naar het kantoor kunnen plannen. En ook hoe ze dit moeten communiceren en hun werknemers kunnen begeleiden met nieuwe richtlijnen en beleidslijnen om de gezondheid van zowel de werknemers als het bedrijf te handhaven.

Voor veel organisaties begint de implementatie van een effectieve uitkomst bij de eerstelijns medewerkers. Denk hierbij aan de IT-dienst, de HR afdeling, de facilitaire- en serviceteams.
Deze teams staan voor de logistieke uitdaging om nieuwe manieren van werken te plannen en te implementeren die de bedrijfscontinuïteit en de veiligheid van de werknemers in balans brengen - nu en in de komende maanden.

Hier zijn 10 tips die kunnen helpen bij deze organisatie! 

1. Fysieke afstand blijft primordiaal

De werknemers die geregeld op kantoor aanwezig moeten zijn, gebruiken de nu grotendeels leegstaande werkvloer om de fysieke afstand te bewaren.
Je kan deze afstandsregels bewaren door zitplaatsen toe te wijzen in jouw huidige kantoor layout en zo te voldoen aan de nieuwste aanbevelingen voor veilige fysieke afstand.

2. Plan gefaseerde scenario's voor terugkeer naar het werk

Als er een beperkt aantal plaatsen beschikbaar is, kan je een gefaseerde terugkeer naar het kantoor plannen op basis van rolcriteria. Het tijdsbestek tussen de geleidelijke terugkeer van elke groep kan worden gebaseerd op de behoefte en de blijvende gezondheid van de werknemers. Er bestaat ook software voor ruimtebeheer dat werknemers de mogelijkheid geeft om te visualiseren welke stoelen beschikbaar zijn voor bezetting op vloer-, buurt- of afdelingsniveau. 

3. Identificeer essentiële werknemers

Hoewel veel werknemers zijn overgestapt op thuiswerken, voor sommige mensen is vanop afstand werken niet mogelijk omwille van de aard van hun functie of om veiligheidsredenen. Sommige van deze mensen gaan misschien nu nog steeds naar kantoor of behoren tot de eerste medewerkers die weer geleidelijk aan gaan werken. Het is dan ook belangrijk om te bepalen welke werknemers er effectief op kantoor aanwezig moeten zijn, om zo een gefaseerd plan voor de herintreding op kantoor op te stellen. 

4. Herconfigureer flexibele ruimtes

Wanneer je jouw gebruikelijke kantooroppervlakte tot de helft van de capaciteit moet halveren om aan de afstandsregels te voldoen, kan het gebruik van conferentieruimten, focusruimten, vergaderalen en ontspanningsruimten een oplossing bieden. Zo kan je deze als extra zitplaatsen gebruiken en het aantal personeelsleden op kantoor verhogen en dit terwijl de fysieke afstand behouden blijft. Als werknemers weer op kantoor komen, worden deze ruimten weer gebruikt om op een veilige manier samen te werken. Door duidelijk aan te geven welke zitplaatsen fysieke afstand respecteren en overtollige zitplaatsen te verwijderen, kunnen gebruikers zich beter aan de richtlijnen houden.

5. Heroverweeg het gebruik van vrij toegankelijke zitplaatsen

Het uitkiezen van je eigen werkplek, werkt meestal op basis van wie het eerst op kantoor toekomt. De onmiddellijke zorg bij dit soort werkplekken is netheid en kruisbesmetting door meerdere mensen die bureaus delen. Deze ruimten moeten wellicht anders worden gebruikt totdat de COVID-19-dreiging voorbij is.
Om de verspreiding van ziektekiemen te beperken, kan je voor een bepaalde periode plaatsen toegewezen aan bepaalde personen. Als de bureaus afwisselend op verschillende dagen of weken worden bezet, is het van het grootste belang dat het plan duidelijk wordt gecommuniceerd met de schoonmaakdiensten, zodat het personeel erop kan vertrouwen dat de bureaus zijn ontsmet.

6. Hou bij wie waar zit

Weten wie er aan welk bureau zit en de waarschijnlijke circulatieroutes van die personen gedurende de dag kan een gerichte schoonmaakreactie ondersteunen als een werknemer symptomen vertoont, en ook andere werknemers aangeven die in dezelfde omgeving zijn toegewezen. Het is dus belangrijk om hier een duidelijk overzicht van te hebben in geval van een mogelijke besmetting. 

7. Werk in shiften

Deze aanpak maakt het mogelijk dat meer mensen per shift gebruik maken van de werkplek. Met duidelijk toegewezen bureaus kan fysieke afstand worden bewaard voor degenen die dezelfde dienst draaien, terwijl het kantoor na verloop van tijd toegankelijk wordt voor een groter aantal werknemers. Het biedt jouw facility afdeling ook de mogelijkheid om hun schoonmaakrooster te plannen. Verschuivingen kunnen plaatsvinden op dagelijkse of wekelijkse basis, afhankelijk van de behoeften en doelstellingen van elke organisatie.

8. Duid isolatiekamers aan

In het geval dat een werknemer symptomen begint te vertonen, moeten organisaties in staat zijn om iedereen te isoleren die symptomen vertoont. Het aanwijzen en communiceren van ruimtes zodat elke manager en werknemer de locatie en het doel ervan kent, is noodzakelijk om het welzijn van de werknemers te garanderen. Een isolatieruimte kan elk type afgesloten ruimte zijn. Er moet rekening worden gehouden met speciale schoonmaakprotocollen in deze ruimten, idealiter met speciale ventilatie of negatieve luchtdruk om de blootstelling van anderen in de omgeving verder te beperken.

9. Plan en communiceer schoonmaak regimes

Met netheid in het achterhoofd voor mensen die weer aan het werk gaan, moeten organisaties schoonmaakregimes plannen, communiceren en opleggen aan zowel ondersteunende diensten als werknemers. Door te bepalen welke ruimten wanneer aan werknemers zijn toegewezen, kunnen schoonmaakdiensten hun werk beter prioriteren.

10. Implementeer screening voor toelating tot het kantoor

Om de kans te verkleinen dat COVID-19 op kantoor wordt binnengebracht, voeren bedrijven verplichte screeningprotocollen in voor alle werknemers, elke dag voordat ze het kantoor binnenkomen. De screeningvragen variëren van reis gerelateerde vragen tot gezondheidssymptomen. De resultaten van de screening zullen aangeven of de persoon op elke dag de werkplek moet betreden of thuis moet blijven.

Nu we de komende maanden verdergaan en plannen maken voor de terugkeer naar kantoor,
hopen we dat deze overwegingen kunnen bijdragen tot het evenwicht tussen bedrijfscontinuïteit
en de veiligheid van werknemers overal ter wereld. Wij geloven dat elke organisatie de nodige instrumenten moet hebben om in deze onzekere tijden te kunnen plannen voor veiligheid en succes,
en BluePoint wil daarbij graag helpen.

Ben je geïnteresseerd in het huren van kantoorruimte in een business center? 

BluePoint groep bestaat uit drie business centers die verschillende soorten werkplekken en kantoren te huur aanbieden: Volledig ingerichte en onderhouden kantoren, kleine en grote op maat gemaakte privékantoren met flexibele korte- en lange termijn huurovereenkomsten voor kantoren, virtuele kantoren en zelfs co-working spaces onder de naam Tech.Lounge.

De gedeelde kantoorgebouwen zijn goed gelegen met gemakkelijke toegang en ondergrondse parkeergelegenheid. Diverse ondersteunende diensten zoals een centrale welkomstbalie, IT- en printshopdiensten, schoonmaak & onderhoud, een volledig verzorgd vergader- en conferentiecentrum en een bedrijfsrestaurant zijn ter plaatse aanwezig. De efficiënte werkplekken van BluePoint helpen u zich te concentreren op de ontwikkeling van jouw eigen bedrijf. 

Neem contact op met onze BluePoint kantoorexperten die je kunnen helpen bij het vinden van jouw juiste kantoorruimte!  marketing@bluepoint.be | +32 2 706 88 00.