Huur een green key-opnamestudio voor een succesvol virtueel evenement!
De coronapandemie duurt helaas veel langer dan verwacht en dat heeft ook een grote impact op de evenementen. Live evenementen blijven belangrijk maar wanneer er beperkingen zijn, moet je je anders organiseren.
Bij BluePoint hebben we zeker de juiste beslissing genomen: wij hebben namelijk geïnvesteerd in een eigen green key opnamestudio bij BluePoint Brussel. Zo kunnen we jouw organisatie helpen om live presentaties en evenementen om te zetten in virtuele evenementen.
Er zijn natuurlijk wel een aantal dingen die je moet weten voor je van start gaat met het organiseren van een virtueel evenement. Een belangrijke tip: probeer vooral niet het evenement op dezelfde manier te organiseren als een live evenement. Het zal wellicht minder efficiënt overkomen in een virtuele setting en dat kan invloed hebben op de viewer experience.
Hoe moet je het dan wel aanpakken?
En wat zijn de voordelen van een professionele opnamestudio?
We geven u graag enkele tips mee:
Start met een volledig nieuwe event agenda
Een virtueel event is niet hetzelfde als een live evenement. Je moet het dus anders aanpakken. Jouw kijkers zullen het zeker opmerken en bovendien waarderen, wanneer je een ander concept toepast dan bij een live evenement.
In een virtueel format is de timing bepalend voor de betrokkenheid van jouw publiek. Zo moet je bijvoorbeeld bij een live evenement rekening houden met een langere ontvangstperiode, aangezien mensen van verschillende locaties komen en eventueel in de file kunnen staan. Er zullen ook langere cateringpauzes plaatsvinden. In een virtuele setting heb je deze extra tijd niet nodig en kan je je echt richten op wat relevant is qua inhoud voor je aanwezigen.
Zorg voor een grote impact en betrokkenheid bij het publiek
Eén aspect waar live evenementen zich van virtuele evenementen onderscheiden, is de impact die de aanwezigen meteen voelen bij aankomst op het evenement. Je trekt hun aandacht met verlichting, muziek en andere dingen. In een virtuele setting is dit ervaringsgevoel moeilijker te creëren, maar het is niet onmogelijk.
Het soort virtuele evenementen dat niet succesvol zijn, zijn deze dat waar het aanvoelt alsof je een Zoom-vergadering bijwoont waar iemand gewoon de slides voorleest. In een dergelijke setting verlies je uiteraard snel de aandacht van de deelnemers. In een virtuele omgeving moet je dus ook de aandacht trekken van de kijkers. Muziek op de achtergrond is uiteraard ook een optie maar je scoort het best met een specifieke branding van de achtergronden (ofwel in een 2D of beter nog, een 3D decor.
Hoe meer er gebeurd op het scherm en hoe meer afwisseling je brengt in het decor van de virtuele wereld, hoe beter je de aandacht van de kijkers zal vasthouden. Zorg dus voor afwisseling en zorg ervoor dat je sprekers hun content op een boeiende en levendige manier brengen. Het inhuren van een professionele moderator/presentator die jouw evenement aan elkaar kan praten zoals op TV, is ook een ideale manier een grotere impact te creëren! Het gebruik van een professionele opname studio kan jou hierin enorm ondersteunen!
Focus op de kernboodschap en het doel
Jouw doel en boodschap kunnen hetzelfde zijn, maar het format is wat anders.
In de virtuele ruimte zijn inhoud en timing de sleutel. Jouw kernboodschap blijft centraal maar er is minder plaats voor entertainment, een networking happy hour of andere ontspannende onderdelen die deel uitmaken van een geslaagd live evenement. Je kan nog steeds leuke ideeën verzinnen (een muzikant of een komiek, etc. ) Zet deze in voor korte intermezzo’s, maar overdrijf hier zeker niet in.
Richt je dus vooral op meer beknopte inhoud. Heb je workshops voorzien, maak ook deze sessies korter en doelgerichter. Zo blijft jouw publiek gefocust kijken naar de boodschap die je wenst over te brengen.
Verhoog de kans op succes via key-note- of motivational speakers
Een bekende keynote- of motiverende spreker kan een grote meerwaarde zijn voor een virtueel evenement. Ze trekken de aandacht, verhogen de inschrijvingen en geven jouw de ROI die je zoekt voor jouw virtueel evenement. Bovendien moet je hen in een virtueel format ook niet laten overvliegen en bespaar je nog op vervoers- en hotelkosten. Dankzij de professionele installaties in een opname studio verschijnen deze sprekers in beeld net zoals op TV.
Dat zijn maar een paar van de vele tips de je zullen helpen bij de organisatie van een succesvol virtueel evenement. Wanneer je bovendien gebruik maakt van een professionele opnamestudio dan zal jouw virtuele evenement zeker niet saai of slecht zijn!
Heb je interesse om binnenkort een virtueel evenement te organiseren
maar je weet niet goed hoe je dit moet aanpakken?
Neem dan direct contact op onze BluePoint experten via marketing@bluepoint.be (+32-2-706.88.00)
BluePoint biedt je een gloednieuwe high tech green key studio met maar liefst een oppervlakte van 70m²!
De studio is uitgerust met professionele geluids-, video- en belichtingsapparatuur.
We vervolledigen deze door een technische regie, een kleedkamer met make-up ruimte en een lounge area.
Onze experten begeleiden en adviseren je tijdens de hele productie, zodat jij je kan concentreren op de inhoud van jouw boodschap!
