Hoe organiseer je je eigen personeelsfeest: een interview met een evenementen expert

Wanneer je een personeelsfeest plant, wil je het zo persoonlijk mogelijk maken, en hoe maak je dit beter waar dan door het feest zelf te organiseren! Maar met welke belangrijke aspecten moet je rekening houden als je de event planner bent in plaats van inhuurt? Onze evenementen expert Delphine Kelemen heeft de antwoorden op al je event vragen.

Hoe plan ik een personeelsfeest vanaf nul?

Delphine: Denk ten eerste aan de rode draad van je evenement: zorg dat alles aansluit op de boodschap die je met het feest wil overbrengen.

Stel ten tweede een feest comité samen dat een thema bedenkt. Door input te verzamelen uit meerdere departementen, wordt elke medewerker vertegenwoordigd en is iedereen enthousiast over het feest. Zo zal je slagingspercentage veel hoger zijn! Ik raad aan een thema te kiezen dat je collega’s toelaat zich te kostumeren. Of dit nu in een cartoon kostuum of een net pak is, mensen zullen zich meer verbonden voelen met het feest, zeker als er een prijs voor Beste Outfit te winnen is. Het creëert meteen een goede sfeer rond je feest.

Hoe lang duurt het om een personeelsfeest te plannen?

Delphine: Neem minimaal 6 maanden voor de voorbereiding. Dit omvat het sturen van save-the-dates, het maken van een originele uitnodiging, het regelen van meubilair en decoratie, maar ook:

• Mogelijke locaties bezoeken: Regel altijd een locatiebezoek voordat je een locatie kiest. Dit zal je keuze makkelijker maken, en je kunt al meteen brainstormen over de mogelijkheden in de aangeboden ruimte.
• Schat de tijdsverloop van je evenement: hoe lang zal je introductie zijn? Heb je een presentatie? Hoe lang wil je dat de band speelt? Maak een globale planning van wanneer de verschillende elementen beginnen en eindigen om de lengte van je totale event in te schatten.
• Veiligheid: onthoud dat je decoratie niet voor de nooduitgang kunt plaatsen en zorg dat je gasten veilig thuis komen door hotelkamers aan te bieden, Ubers te regelen, of zelfs hun alcohol levels te testen aan het eind van je event! Veiligheid is iets dat vanzelfsprekend lijkt, maar vaak vergeten wordt als plezier voorop staat.
• Catering: vergeet niet de alimentaire behoeftes en allergieën van je gasten, zodat iedereen van het eten kan genieten. Maak ook duidelijke afspraken met het catering bedrijf over diëten, locatie en tijden, of zorg dat de venue catering op locatie aanbiedt om het allemaal iets makkelijker te maken.

Daarnaast moet jij (of als je geluk hebt, je eventlocatie) een goede live band, animatie, hostessen en technische ondersteuning regelen, dus die 6 maanden heb je hoogstwaarschijnlijk wel nodig.

Reken voor het opbouwen van het event één dag voordat het begint. Afbouwen kan in de voormiddag na het evenement.

Wat kost een personeelsfeest?

Delphine: Afhankelijk van wat je evenement vereist, zou ik zeggen dat het tussen de €150 en €250 per persoon kost. Als je een goede live band boekt, wat essentieel is voor een goed dansfeest, zul je waarschijnlijk rond de €200 spenderen, maar je kunt het zo uitgebreid of simpel maken als je wenst.

Als je je kosten wil minimaliseren, maar nog wel een spectaculair feest wil geven, is een alles-in-één locatie zoals BluePoint perfect. Door alles onder één dak te hebben, kunnen we gratis professioneel advies geven, zonder een event organizer in te huren. We kunnen zelfs sommige items met korting boeken door onze contacten met verschillende leveranciers.

Wat moet ik doen op het feest zelf?

Delphine: Zorg dat je je personeel bedankt, gezien dit feest de werknemers viert. Dit wordt vaak vergeten, maar wordt erg gewaardeerd wanneer het wel genoemd is.

Daarnaast is het enige op je to-do lijst: genieten. Je hebt genoeg werk gedaan voor de voorbereidingen, dus wanneer het feest begint, eindigt jouw werk.

Het meest dankbare deel van een personeelsfeest organiseren, is je gasten plezier zien hebben en achteraf positieve feedback krijgen. Tenslotte organiseer je dit feest om je collega’s gelukkig te zien. Het zou echter zonde zijn om al deze positiviteit te horen zonder het zelf meegemaakt te hebben. Jij zou je dus net zo veel moeten amuseren als je gasten.

Bij BluePoint zorgen onze event experts voor alles wat geregeld moet worden tijdens het evenement, waardoor jij volledig kunt genieten van alles wat je gepland hebt voor je collega’s en jezelf!