Hoe organiseer je een evenement van hoge kwaliteit op een budget-vriendelijke manier?

Wanneer je een evenement organiseert, wil je dat je gasten een onvergetelijke ervaring hebben. Dit kan soms echter vrij moeilijk zijn als je je aan een strikt budget moet houden. Gelukkig zijn er meerdere manieren om de kosten tot een minimum te beperken, zonder het plezier te verminderen; hier zijn drie tips om geld te besparen!

On-site services

• Apparatuur & meubilair: Wanneer je een locatie kiest voor je event, controleer dan of deze ook andere diensten aanbiedt naast de eventruimte. Zorg dat meubilair inbegrepen zit bij de zalen en vraag of de venue presentatie-apparatuur aanbiedt op locatie.
• Catering & AV diensten: Naast de materiële zaken, zou het voor je budget ook voordelig zijn om catering en professionele assistentie op locatie te hebben. Zoek naar een venue die catering formules en on-site hulp met audiovisuele apparatuur aanbiedt. 

Al deze diensten bij één plek regelen bespaart niet alleen tijd, maar laat je ook binnen je budget blijven, aangezien het vaak goedkoper is als pakket.

Eigen event staff

Entertainment en fotografie kunnen erg dure aspecten van een evenement zijn. Om deze kosten te verlagen, kun je in je familie of vriendengroep zoeken naar mensen die je kunnen helpen. Misschien is je zus een hostess die jouw gasten kan verwelkomen voor een familieprijsje; je neefje is misschien een goede fotograaf die foto’s kan nemen op je evenement; of misschien zit een van je vrienden in een band die kan optreden op je event. Zij kunnen hun passie uitvoeren en meer bekendheid voor hun diensten opwekken, terwijl jij maar een fractie van de gewoonlijke prijs uitgeeft.

Indien je geen familie of vrienden hebt die met je evenement kunnen helpen, kun je nog altijd kosten besparen door een beetje creatief te zijn. Plaats bijvoorbeeld tablets of een photobooth met leuke accessoires waarmee de gasten hun eigen foto’s kunnen maken. Dit is veel goedkoper dan een professionele fotograaf inhuren en is misschien zelfs origineler en leuker voor je gasten! 

Sponsors

Als een bijkomende mogelijkheid kun je altijd sponsors toevoegen aan je evenement. Een bedrijf jouw event laten sponsoren, kan vele gratis diensten met zich meebrengen. Denk aan een supermarkt die een gratis buffet aanbiedt, een meubilairbedrijf die haar tafels en stoelen uitleent, of zelfs een technologiebedrijf die een VR-cabine promoot. De sponsors kunnen hun klantenbestand uitbreiden, en je gasten hebben een onvergetelijke tijd!

Een ander voordeel van sponsors, is dat je cadeautasjes voor je bezoekers kunt vullen met hun producten. De sponsors geven een of meerdere producten gratis, wat samen een mooi bedankje vormt voor je evenementdeelnemers. Dit wordt vaak zeer gewaardeerd door de gasten. Probeer echter alleen geschenken van duurzame kwaliteit te accepteren die gebruikt kunnen worden op kantoor of thuis, in plaats van gadgets die waarschijnlijk in de prullenbak terechtkomen.

Naast moduleerbare eventzalen met voldoende ruimte voor sponsorstands, biedt BluePoint ook vele andere diensten voor je evenement. Ontdek ze allemaal!