Hoe organiseert u een succesvolle persconferentie?
Een persconferentie is een manier om een nieuw product of dienst aan te kondigen, een nieuwe uitvinding voor te stellen of ander nieuws met betrekking tot uw bedrijf. Maar met welke belangrijke aspecten moet u rekening houden bij het organiseren van een persconferentie?
Frederik Meulewaeter, External Relations Officer en veelvuldig organisator van persconferenties bij Agoria heeft het antwoord op al uw vragen.
Frederik Meulewaeter,
External Relations Officer bij Agoria
BluePoint: Waarmee moet rekening worden gehouden bij het opstellen van het programma voor een persconferentie?
Frederik: Eerst en vooral moet u de juiste datum kiezen. Elke doordeweekse dag is mogelijk, behalve vrijdagmiddag want dan hebben de journalisten de hoofdinhoud voor de krant van zaterdag al ingezonden. Ik probeer ook te voorkomen dat ik in het weekend een persconferentie organiseer. Een weekdag om 10:00 uur is de beste timing. Als u om 11:00 uur begint, is het waarschijnlijk te laat om de reportage in het 13:00 uur journaal uit te zenden.
Een weekdag om 10:00 uur is de beste timing.
Als u om 11:00 uur begint, is het waarschijnlijk te laat om de reportage in het 13:00 uur journaal uit te zenden.
Ik kijk ook op de kalender van het Belga-persagentschap om te zien of er nog andere persconferenties gepland zijn op dezelfde datum of op hetzelfde tijdstip. Als dit het geval is, is het selecteren van een andere datum de beste manier om de kans op aanwezigheid van journalisten te vergroten.
Bij Agoria proberen we een persconferentie altijd te beperken tot maximaal 45 minuten. Op die manier respecteren we de beschikbare tijd van journalisten en zorgen we ervoor dat de essentie van ons verhaal steeds op een korte maar duidelijke manier wordt gecommuniceerd.
Het schema van een ideale persconferentie voor Agoria is als volgt:
10:00 - 10:02: Welkomstwoord door CEO
10:02 - 10:12: Presentatie van het onderwerp door een deskundige
10:12 - 10:17: Zakelijke getuigenis ter ondersteuning van de presentatie
10:17 - 10:22: Conclusie en verwachtingen naar onze politici toe
10:22 - 10:30: Q&A
10:30 - 10:45: Camera-interviews en schriftelijke persinterviews in een privéruimte
Natuurlijk worden de journalisten verwelkomd met een lekker kopje koffie. Als de persconferentie om 11.00 uur begint, zorgen we ook voor een lichte lunch (broodjes) of zelfs een lunchbox om mee te nemen, zegt Frederik Meulewaeter, pers expert.
BluePoint: Welke factoren zijn belangrijk bij de keuze van een locatie voor uw persconferentie?
Frederik: Wij hanteren verschillende criteria om de locatie te bepalen. Bijvoorbeeld:
- Een ideale audiovisuele infrastructuur is essentieel.
Aangezien Agoria de weg vrijmaakt voor alle technologiegeïnspireerde bedrijven in België, is een perfect functionerende technologie ontegensprekelijk belangrijk voor ons. We rekenen op hoogwaardige projectie, stabiele microfoons en spitstechnologie zoals interactieve whiteboards om onze presentatie naar een hoger niveau te tillen. Kwalitatief hoogstaand geluid is noodzakelijk; dit is een veelvoorkomend probleem bij sommige locaties. We houden onze radio-interviews graag in een gezellige ruimte met hoogwaardig geluid en zonder interferentie. Zoek een zaal die meerdere configuraties kan bieden. Bij Agoria waarderen we de toegevoegde waarde van hoogwaardige apparatuur waarmee we de persconferentie ook live kunnen streamen of opnemen. - Technisch ondersteunend personeel dat aanwezig is tijdens de persconferentie,
in het geval we bijkomende vereisten zouden hebben. Dit geeft ons zeker meer zekerheid en minder stress tijdens de conferentie zelf. - Een stabiele internetverbinding lijkt vanzelfsprekend,
maar is helaas niet standaard op elke locatie. Dit is ook belangrijk voor de journalisten zelf, want zij schrijven hun artikel vaak meteen na de persconferentie in een aparte ruimte en publiceren het online. - Ook de locatie zelf is belangrijk.
Een centraal gelegen venue met voldoende parkeergelegenheid is erg handig. Het is ook van groot belang om in het hele gebouw voldoende bewegwijzering te voorzien, zodat journalisten geen tijd verspillen aan het zoeken naar de juiste ruimte. - Eigen catering is een voordeel,
want het bespaart veel tijd als de locatie zorgt voor koffie en andere dranken en dit op het juiste moment.
BluePoint: Welke onderwerpen zijn het meest succesvol als het gaat om het aantrekken van journalisten?
Frederik: Ik denk dat het belangrijk is om alleen een persconferentie te organiseren als je een belangrijke, relevante en nieuwswaardige inhoud hebt. Bij Agoria proberen we altijd te reageren op actuele situaties en gebeurtenissen. Bijvoorbeeld de eerste vorst in België: Agoria vertegenwoordigt de sector van de kachels en haarden en zou bijvoorbeeld een persconferentie kunnen organiseren over de uitstoot van fijn stof of over het gebruik en het onderhoud van een kachel. Thema's die de controverse veroorzaken zoals bijvoorbeeld het 5G-netwerk, zullen uiteraard meer aandacht krijgen. Hoe meer mensen bij het onderwerp betrokken zijn, hoe meer aandacht het in de media zal krijgen.
BluePoint: Heeft u tips & tricks om journalisten op uw persconferenties te laten verschijnen?
Frederik: Het is altijd een groot voordeel voor een persconferentie om een interessante spreker of een getuigenis van een bedrijf te hebben. Journalisten vragen ons vaak om vooraf perspakket door te sturen, zodat ze aan de slag kunnen met hun berichtgeving. U kunt dit 'onder embargo' doorsturen, maar wij kiezen ervoor dit niet te doen omdat het niet eerlijk zou zijn tegenover de andere journalisten en er dus minder kans zou zijn dat deze journalisten de persconferentie effectief zullen bijwonen.
Het is altijd een groot voordeel voor een persconferentie om een interessante spreker
of een getuigenis van een bedrijf te hebben.
BluePoint: Kunt u ons nog meer tips geven voor een succesvolle persconferentie? Wat maakt een persconferentie voor u succesvol?
Frederik: Goed voorbereid zijn is alles! Persoonlijk denk ik dat het succes van een persconferentie gebaseerd is op de berichtgeving die het ontvangt. Ik denk dat het belangrijk is om hoogwaardige contacten te leggen met journalisten. Je kan veel leren van hun vragen en suggesties over elementen waar je zelf misschien niet direct aan denkt. Ik ga altijd na of ze tevreden zijn met de inhoud van de persconferentie en of het persdossier alle nodige informatie bevat.
1. Zorg ervoor dat de sprekers goed geïnformeerd zijn over het scenario en de planning.
2. Weet van tevoren wat de sprekers gaan zeggen en vraag om hun presentatie enkele dagen voor de eigenlijke persconferentie naar u door te sturen.
Zo kunt u deze toevoegen aan het persdossier voor de journalisten.
3. Druk het persdossier een dag of twee van tevoren af, voor het geval u technische problemen zou ondervinden met uw printer.
4. Maak het de journalisten zo gemakkelijk mogelijk.
Zorg bijvoorbeeld voor een persdossier in zowel het Nederlands als het Frans. Het is belangrijk om uw persconferentie niet te commercialiseren, anders komen de journalisten niet opdagen. Wij bieden de journalisten alleen een branded press kit aan met daarin het persdossier, de presentatie, brochures en pen en papier. We proberen de inhoud op één A4 samen te vatten om de essentie van de inhoud vast te leggen en de journalisten kant-en-klare informatie te geven voor hun persbureau.
5. Breng het receptiepersoneel op de hoogte zodat ze weten waar de persconferentie zal plaatsvinden en ze de journalisten bij aankomst een routebeschrijving kunnen geven.
6. Reserveer parkeerplaatsen vlak voor het gebouw of op in de parkeergelegenheid voor de journalisten.
7. Test technische systemen, zoals de geluidsinstallatie en de microfoons ruim van tevoren.
Niets ziet zo onprofessioneel uit dan de geluidsinstallatie aan de praat te moeten krijgen terwijl de (Belgische) pers op uw vingers staat te kijken.
8. Zorg ervoor dat alles op tijd klaar is om de persconferentie te starten.
9. Houd uw bedrijfsmerk in het oog.
Plaats de banner van uw organisatie op de achtergrond wanneer iemand van uw bedrijf voor de camera wordt geïnterviewd.
Heeft u de perfecte locatie nodig voor uw volgende persconferentie?
BluePoint Venues biedt drie toegankelijke locaties in Antwerpen, Brussel en Luik. BluePoint Brussel ligt vlak naast de VRT/RTBF en RTL radio en televisie! Met onze zeer professionele AV- en geavanceerde apparatuur kunt u er zeker van zijn dat uw persconferentie vlekkeloos verloopt. Live-streaming en opname van uw persconferentie worden ook door het BluePoint-team verzorgd. Hetzelfde geldt voor het ontvangen van uw gasten, en voor de catering en AV-ondersteuning.
Als u op zoek bent naar een trendy maar gezellige look en feel, kunt u uw persconferentie ook altijd organiseren in de Tech.Lounge Brussel of Antwerpen, waar u de nieuwste technologische toepassingen vindt zoals een Brainstorm Arena of Classroom of the Future.
Maak een afspraak voor een bezoek aan de sites via marketing@bluepoint.be of telefonisch via +32 (0)2 706 88 00.
