Hoe organiseer je veilig een professionele meeting?

Er is geen twijfel dat Covid-19 onze manier van samenleven en werken enorm heeft beïnvloed. Wij werken en vergaderen steeds meer op afstand en aanvaarden noodgedwongen deze oplossing maar om de economie weer volledig te laten bloeien, blijven face-to-face ontmoetingen ook noodzakelijk. Bij een fysieke ontmoeting komt het uitwisselen van ideeën op natuurlijke manier tot stand en fysieke contacten, waarbij u oogcontact kan maken met de anderen, zijn absoluut nodig om gesprekspartners beter aan te voelen en beter in te gaan op bepaalde situaties.  

Maar hoe kan u vandaag een echte professionele ontmoeting organiseren en de veiligheid van alle deelnemers waarborgen?
Ontdek hier onze tips! 

 1. Kies voor een veilige omgeving met respect voor alle officiële richtlijnen 

De meeste gebouwen hebben nu al de nodige stappen ondernomen om de officiële richtlijnen na te leven.  Om zeker te zijn dat alle richtlijnen worden opgevolgd geven wij u graag een ‘checklist’ mee.  

• Is er een aparte ingang/uitgang voorzien?
• Staan desinfecterende handgels ter beschikking vanaf het betreden van het gebouw?
• Zijn de onthaal medewerkers beschermt?
• Verloopt de aanmelding contactloos? (zonder zich te moeten inschrijven met pen en papier of via een digitaal touch scherm)?
• Hoe veilig is het ventilatiesysteem? 
  Wees er zeker van dat enkel frisse lucht gebruikt wordt en deze niet gerecycleerd en hergebruikt wordt, om zo het risico op besmetting via het verluchtingssysteem te minimaliseren.  
• Op welke manier worden de vergaderzalen opgesteld en wordt de afstand van 1,5 m tussen deelnemers gerespecteerd, conform met de richtlijnen?
• Welke maatregelen neemt een gebouw in verband met schoonmaak en met inbegrip van audiovisueel materiaal zoals microfoons, afstandsbediening voor projectiemateriaal enz?

 2. Hoe beantwoord het cateringaanbod van een locatie aan de nieuwe normen?

De impact op catering is wellicht het meest ingrijpend en vraagt dan ook een volledig nieuwe aanpak.  
Vergaderlocaties moeten nog meer creativiteit aan de dag brengen als ooit tevoren en zich meer laten inspireren door individueel verpakte catering zoals bij ‘fast food en ‘airline catering’ en toch voldoende eigenheid, kwaliteit en respect voor de natuur bewaren, omdat catering nog steeds een belangrijk deel is van een succesvolle vergadering.  
Hoe worden cateringruimtes opgesteld en hoe kan u vermijden dat er teveel beweging is en deelnemers elkaar teveel kruisen?  Vergaderlocaties moeten zich ook op dit vlak volledig heruitvinden.  

3. Biedt de locatie ook de mogelijkheid om fysieke meetings te combineren met online tools, m.a.w. de organisatie van  hybride evenementen?

Het respecteren van de afstand van 1,5m tussen deelnemers, zal in eerste instantie een belangrijk gevolg hebben op de aantallen van bijeenkomsten.  Hoe kan u als organisator de investering in een bijeenkomst optimaliseren?  Een eerste antwoord, is het gebruik van online technologie in combinatie met een live bijeenkomst.  Voor kleinere bijeenkomsten kan u een videocamera koppelen aan een digitaal platform en op die manier meer mensen betrekken dan enkel de aanwezigen in de zaal zelf. Voor grotere bijeenkomsten en congressen, is een online streaming platform dan weer de perfecte oplossing. Via  een streaming platform kunnen deelnemers die niet in de zaal zitten, deelnemen aan een evenement en dankzij de interactiviteit van het platform ook actief deelnemen.  Zo kunnen ze bijvoorbeeld vragen stellen of deelnemen aan een live voting.  Interactie gegarandeerd!   

Heeft u interesse om terug een echte bijeenkomst te organiseren in combinatie met online technologie?

Neem dan zeker contact op met BluePoint via marketing@bluepoint.be or +32 2 706 88 00. 
Ons marketing team geeft u graag meer uitleg over de technologische mogelijkheden en onze preventie adviseur staat u graag te woord voor bijkomende uitleg m.b.t. onze veiligheidsmaatregelen.  

 Laat COVID-19 niet in de weg staan van uw echte vergadering en laat u bijstaan door onze experten!