Hoe organiseer je een succesvol hybride evenement?

De Covid pandemie heeft organisatoren van opleidingen en  evenementen het voorbije jaar hard op de proef gesteld.  Noodgedwongen werden nieuwe en digitale manieren geïmplementeerd om alsnog  meetings en evenementen te organiseren en de gewenste informatie te verspreiden naar een bepaalde doelgroep toe. Nu de versoepelingen volop op gang zijn, maken volledige digitale evenementen weer plaats voor live evenementen maar de vraag naar hybride evenementen neemt steeds meer toe. Wat houdt ‘hybride vergaderen’ nu precies in en hoe kunnen hybride ontmoetingen succesvol worden gemaakt? We hebben onze ervaringen gebundeld in drie tips: Zo kan je slagen in het organiseren van een hybride bijeenkomst.

Laat ons eerst beginnen met een definitie: Wat bedoelen we met hybride vergaderen? Hybride ontmoetingen zijn zeker geen nieuw fenomeen, aangezien ze al jaren gebruikt worden om flexibiliteit te bieden bij het organiseren van evenementen en trainingen. De pandemie heeft het aantal digitale ontmoetingen en de beschikbare faciliteiten naar een heel nieuw niveau getild. Er zijn ook nieuwe noden ontstaan om sommige vergaderingen hybride te organiseren.

Met hybride meetings bedoelen we een ontmoeting waarbij een deel van de deelnemers elkaar face-to-face ontmoeten in een vergaderruimte, terwijl een deel van de deelnemers zich online aansluit, hetzij via hun eigen laptop of smartphone of in groep vanuit diverse satellietpunten. Voor de organisator zijn hybride meetings vaak uitdagender dan face-to-face of volledig digitale evenementen. Eenzijdige, luistergerichte deelname op afstand is echter niet meer de juiste aanpak, noch voor volledig digitale ontmoetingen, noch voor hybride ontmoetingen. Maak er dus werk van om het meeste te halen uit digitale tools en ontdek hoe je ervoor kan zorgen dat een hybride ontmoeting een succes wordt. 

Lees hier onze 3 voornaamste tips:

1. Een goede voorbereiding is essentieel

Voor zowel volledig digitale meetings als voor hybride meetings is de klassieke manier van presenteren vaak niet de beste optie. Een hybride meeting vereist een goede voorbereiding  en het gebruik van een gemeenschappelijk digitaal platform is aangeraden voor een succesvol evenement. De voorbereiding  begint dan ook bij een platform en kan bestaan uit praktische instructies, technische voorbereiding (vooral voor sprekers die moeten inbellen), hoe workshops ingezet kunnen worden en nog veel meer.  Het is belangrijk om de verwachtingen en wensen van deelnemers van in kaart te brengen en ervoor te zorgen dat er even veel betrokkenheid ontstaat in de zaal zelf als bij de online volgers.

2. Betrek online kijkers

Een typisch risico van een hybride vergadering, is dat deelnemers die op afstand volgen buiten de boot vallen, d.w.z. dat zij zogenaamde "tweederangs" deelnemers worden. Face-to-face deelnemers kunnen gemakkelijk de aandacht van de spreker opeisen. Om iedereen het meeste uit de bijeenkomst te laten halen, moeten alle deelnemers als het ware op één lijn worden gebracht door de bijeenkomst zo te plannen dat de noden van de digitale deelnemers op de voorgrond blijven.

Concreet betekent dit dat een voting of een Q&A sessie op een andere manier georganiseerd moeten worden. Waarom dan niet digitaal voor iedereen? Brainstormen, en het stellen van vragen kan eveneens gemakkelijk georganiseerd worden via smartphones of laptops, ongeacht of iemand vanuit het klaslokaal of vanop afstand deelneemt. Wanneer hetzelfde platform wordt gebruikt door de deelnemers in de zaal als op afstand, kan je het platform ook van tevoren bekend maken bij alle deelnemers.

3. Kies de juiste technologie en neem de tijd om alles te testen

Wanneer je hardop vragen stelt aan jouw publiek, kan je eerst de deelnemers op afstand om hun gedachten vragen en je pas daarna wenden tot de deelnemers die aanwezig zijn. Als de technologie het toelaat, kan je deelnemers op afstand via een video stream in de vergaderruimte laten zien en ervoor zorgen dat ze ook de commentaar horen vanuit de zaal en niet alleen de stem van de spreker. De ervaring van de deelnemer op afstand is niet goed als hij/zij het antwoord op een vraag hoort dat hij/zij in eerste instantie niet heeft gehoord. Maak  dus voldoende tijd vrij voor het testen van de technologie. Een goede voorbereiding en bekendheid met de technologie geeft ook vertrouwen en gemoedsrust aan de organisator van het evenement.

Klaar om een hybride evenement te organiseren ?

Nu je hebt besloten om een hybride evenement te organiseren, start te planning!
Maar hoe doe je dit ? 
Vertrouw op de kennis van de BluePoint Venues evenementenexperten en het technische ondersteuningsteam!

BluePoint biedt je een totaaloplossing voor een geslaagde video opname en online uitzending! De BluePoint conferentiecentra in Antwerpen, Brussel en Luik beschikken over alle benodigde apparatuur en de beste technische ondersteuning voor professionele live-streaming van al uw evenementen!

BluePoint biedt op maat gemaakte streaming-pakketten aan met inbegrip van cameraverhuur, technische assistentie, het maken van een webpagina om uw evenement uit te zenden, evenals andere opties die we u graag laten zien tijdens uw volgende bezoek!

Daarnaast zijn onze drie locaties uitstekend bereikbaar zowel met de auto als het openbaar vervoer en beschikken ze over ondergrondse parkeergelegenheid.

Neem nu contact op met uw BluePoint event-expert en bespreek onze mogelijkheden!  Maak gerust een afspraak via marketing@bluepoint.be of contacteer ons via +32 2 706 88 00.