Hoe breakoutsessies je conferentie een boost kunnen geven

Tags:
Blog NL
Evenementen & Vergaderingen
13-02-2024

 

Breakoutsessies, die vaak over het hoofd worden gezien, zijn een krachtig middel om de betrokkenheid te vergroten en informatie/kennis te delen tijdens conferenties. Heeft je evenement een groot aantal deelnemers? Zo ja, dan is het een goed idee om een of meerdere zalen te reserveren voor breakoutsessies: op deze manier kun je de belangstelling voor jouw evenement vergroten en de ervaring voor jouw deelnemers verbeteren.

Breakoutsessies zijn een fundamenteel onderdeel geworden van elke moderne conferentie. Volgens een onderzoek uitgevoerd door EventMB beschouwt 70% van de organisatoren van evenementen breakoutessies als een essentieel onderdeel van hun evenement. En daar zijn veel redenen voor.

 

Ontdek de intelligente indeling van de BluePoint conferentieruimtes.

 

7 redenen om één of meer breakout ruimtes te boeken tijdens je conferentie

Vergaderruimtes voor breakoutsessies bieden een aantal voordelen:

  1. Verbeter de betrokkenheid van deelnemers: Breakout ruimtes stellen deelnemers in staat om te communiceren met andere gelijkgestemden en onderwerpen te bespreken die hen interesseren.
  2. Samenwerking vergemakkelijken: Kleinere vergaderruimtes zijn veel beter geschikt om mensen samen te brengen en nieuwe samenwerkingen te ontwikkelen.
  3. Een meer gepersonaliseerde ervaring bieden: Met breakoutsessies op het programma hebben deelnemers meer mogelijkheden om hun ervaring te personaliseren en te kiezen waarin ze geïnteresseerd zijn.
  4. Stimuleer netwerken: We hebben niets tegen de klassieke afsluitende borrel, maar bij grote evenementen is het waarschijnlijk het beste om hier tijd voor uit te trekken, met speciale ruimtes. Een echte ijsbreker!
  5. Kennisdeling verbeteren: Beantwoordde de plenaire sessie niet alle vragen? Breakoutsessies zijn een uitstekende manier om zelfs de meest nieuwsgierigen tevreden te stellen.
  6. Debriefing tijdens de dag: Een pauze inlassen en samenvatten wat er gezegd is tijdens debriefingsessies in kleine groepen wordt altijd gewaardeerd door de deelnemers.
  7. Verbeter de algehele conferentie-ervaring: Jouw deelnemers zullen zich veel meer van jouw evenement herinneren als ze actief thematische breakoutsessies volgden.

 

Hoeveel breakout ruimtes kun je reserveren voor je conferentie?

Het is moeilijk om een pasklaar antwoord op deze vraag te geven. Er spelen een aantal factoren mee bij het berekenen van het aantal breakoutrooms dat nodig is voor je evenement:

  1. Het aantal deelnemers is de belangrijkste factor om rekening mee te houden bij het berekenen van het aantal benodigde breakoutrooms. Hoe groter het aantal deelnemers, hoe meer breakout ruimtes er nodig zijn.
  2. De duur van het evenement is een andere bepalende factor. Als het evenement niet lang duurt, kan je het aantal breakout ruimtes beperken om te vermijden dat de deelnemers verspreid raken.
  3. Bij het berekenen van het aantal benodigde breakout ruimtes moet ook rekening gehouden worden met de doelstellingen van het evenement. Als het de bedoeling is om samenwerking en interactie tussen deelnemers aan te moedigen, zijn er misschien meer breakout ruimtes nodig.
  4. Het thema van het evenement heeft ook invloed op het aantal breakout ruimtes dat nodig is. Dit is vaak het geval bij "multidisciplinaire" evenementen met verschillende profielen en beroepen. Dit is waar breakout ruimtes van pas komen.
  5. Bij het berekenen van het aantal benodigde breakout ruimtes moet ook rekening gehouden worden met de indeling van het evenement. Als het evenement gestructureerd is rond presentaties, kan een beperkter aantal breakoutruimtes nodig zijn.

 

Hoe organiseer je breakoutsessies op een hybride evenement?

1. Begin met het duidelijk definiëren van het doel van de breakoutsessies: wat omvat het programma voor de face-to-face en virtuele sessies? Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van elk onderdeel en de verwachte doelgroep.

2. Kies het meest geschikte live streaming videoconferentieplatform: Er zijn veel platforms beschikbaar voor het organiseren van breakoutsessies voor hybride evenementen. De moeilijkheid ligt vooral in de apparatuur die beschikbaar is op de locatie van de conferentie: hebben de zalen functies voor samenwerking en schermdeling om de communicatie tussen de deelnemers te vergemakkelijken? Is er een speciaal privénetwerk beschikbaar?

 

Ontdek hoe BluePoint zijn vergaderruimtes heeft uitgerust met de nieuwste technologie

 

3. Geef de deelnemers een duidelijk overzicht van de breakoutsessies: De sessies moeten rond duidelijke, helder geformuleerde thema's worden georganiseerd. Deelnemers moeten ook van tevoren worden geïnformeerd over de onderwerpen die zullen worden besproken en het format dat zal worden gebruikt, en het is beter om te voorzien in een systeem van registratie vooraf.

4. Stimuleer communicatie tussen deelnemers: Deelnemers moeten worden aangemoedigd om hun ideeën en perspectieven te delen, en facilitators moeten klaar staan om vragen te beantwoorden en de discussie te leiden, of dit nu in een virtuele of face-to-face breakoutruimte is.

 

Organiseer je virtuele breakoutsessies op Teams

Microsoft Teams bevat al lang de functie "breakout rooms", dus aarzel niet om er regelmatig gebruik van te maken. Hier zijn de stappen voor het organiseren van "breakout rooms" via Teams:

  1. Open de uitnodiging voor de vergadering in je Teams agenda.
  2. Klik op "Breakout rooms".
  3. Kies "Create rooms".
  4. Selecteer het aantal breakoutsessies dat je nodig hebt.

En dat is alles! Je kunt ook breakout ruimtes maken tijdens de vergadering door te klikken op "Breakout rooms" in de werkbalk van de vergadering en " Create rooms" te selecteren.

 

 

5. Deelnemers helpen zich voor te bereiden met digitale inhoud: het kan nuttig zijn om deelnemers te voorzien van extra hulpmiddelen om hen te helpen zich voor te bereiden op de breakoutsessies. Dit kunnen bijvoorbeeld referentiedocumenten, video's met uitleg of zelfstudies zijn.

6. Verzamel feedback van deelnemers: Het is belangrijk om feedback te verzamelen van deelnemers na de breakoutsessies om hun effectiviteit te beoordelen en verbeterpunten te identificeren voor toekomstige hybride evenementen.

Conclusie

Breakout ruimtes zijn een essentieel hulpmiddel voor elke organisator van een conferentie die meer belangstelling wil wekken en een meer persoonlijke en interactieve ervaring wil bieden aan zijn deelnemers. Door breakoutrooms te integreren in je evenement kun je informatie en betrokkenheid verbeteren, samenwerking bevorderen en netwerken tussen deelnemers aanmoedigen. Dus waarom wachten? Begin vandaag nog met het plannen van je breakoutsessies en til jouw conferentie naar een hoger niveau!