Hoe belangrijk is een debriefing van uw evenement?

Het werk van een eventplanner is nooit gedaan, zelfs niet als het evenement zelf afgelopen is. Net zo belangrijk als het verkrijgen van alle details vlak voor uw evenement, is het werk dat nog gedaan moet worden direct na het evenement zelf cruciaal!

Een event debriefing is een bijeenkomst met uw team waarbij u een eerder evenement zorgvuldig deconstrueert en analyseert. Een grondige debriefing van een evenement zal u helpen om na te gaan wat er goed is gegaan, wat er fout is gegaan en wat er de volgende keer beter kan. Als u niet de tijd neemt om uw evenementen te evalueren, kunt u belangrijke kansen missen om fouten te corrigeren en belangrijke verbeteringen aan te brengen.

Waarom is "debriefing" belangrijk?

Zelfs wanneer een evenement zonder problemen lijkt te verlopen, zijn er altijd elementen die verbeterd kunnen worden - dat is waarom een nabespreking met uw team belangrijk is. De tijd nemen om een evenement te debriefen biedt veel voordelen, zoals het verkrijgen van waardevolle feedback, het stroomlijnen van uw proces, het verbeteren van de belevenis van de deelnemers en het verder ontwikkelen van relaties met sponsors, leveranciers en personeel.

Door na het evenement de tijd te nemen om uw aantekeningen en gedachten vast te leggen, zullen uw evenementen elke editie of elk jaar verbeteren! Bovendien, als het nodig wordt om uw evenement aan iemand anders over te dragen, zult u ze meer kans op succes bieden door alles netjes te documenteren.

De debriefing begint GEDURENDE uw evenement

Aangezien u bij een druk evenement de kans loopt om belangrijke details te vergeten, neemt u best notities van wat u zich van uw evenement wilt herinneren.

Houd bij het nemen van notities rekening met de volgende elementen:

• Hoeveel mensen waren aanwezig op het evenement? Wat is het percentage vrouwelijke/mannelijke gasten?
• Heeft het aantal aanwezigen een invloed gehad op de catering en/of het voedseloverschot?
• Werden de tijdstippen van het evenement gerespecteerd?
• Heeft u knelpunten of problemen opgemerkt in de inrichting van de zaal, die u in de toekomst kunt vermijden?
• Had u voldoende personeel voorzien om uw gasten bij te staan tijdens de registratie/vestiaire service of een andere taak tijdens het evenement?
• Werden uw sponsors en partners voldoende in de verf gelegd?
• Voldeed de locatie aan de noden van het event? Wat kan er eventueel verbeterd worden?

Debriefing NA afloop van uw evenement

Na afloop van uw evenement wilt u een evaluatie van alle betrokkenen bij het evenement. Verzamel zoveel mogelijk feedback om het geheel te kunnen evalueren.

1. Stuur een evenementenenquête naar uw deelnemers

Gebruik een vragenlijst die peilt naar zoveel mogelijk aspecten van het evenement waaronder het uitnodigingsproces, het programma en de logistiek van het evenement. 

U kunt dit soort feedback op drie verschillende manieren krijgen: 

• Maak uw enquête beschikbaar tijdens het evenement zelf door een stand op te zetten waar uw gasten hun commentaar kunnen achterlaten. Op deze manier krijgt u hun feedback wanneer het nog vers in hun gedachten ligt.
• Mail de enquête een paar dagen na het evenement. Dit is een geweldige aanvulling op uw 'bedankmail'. Plaats de enquête als een formulier op uw website zodat uw gasten dit snel kunnen invullen.
• Vraag feedback via een event app (als u er één gebruikt). Dit is misschien wel de meest interactieve manier om feedback te ontvangen. Zorg ervoor dat de resultaten van deze enquête beschikbaar zijn voor de debriefingsessie van uw evenement.
  
  

2. Nodig de belangrijkste partijen uit voor uw debriefing

Sleutelspelers hebben vaak een andere kijk op het event. Hun feedback is dus essentieel om bijkomende informatie over het event te verzamelen. Als uw organisatieteam een klein team is, is het prima om iedereen uit te nodigen. Als er veel personen bij betrokken zijn geweest, zorg er dan voor dat je een vertegenwoordiger hebt van elke belangrijke functie (on-site event crew, de eventlocatie, eventuele logistieke partners, een spreker of sponsor en uiteindelijk zelfs een collega die het evenement heeft bijgewoond).

Dit geeft u de mogelijkheid om waardevolle input te verzamelen vanuit verschillende invalshoeken en vergemakkelijkt de toekomstige samenwerking.

3. Stel een gedetailleerde agenda samen op en maak gebruik van een moderator

Het is belangrijk om de essentiële items van uw evenement te bespreken: registratie, catering, opstelling, sprekers/entertainment, bewegwijzering, decoratie, enz. Verder is het belangrijk om iemand aan te wijzen om de discussie te leiden zodat het gesprek niet chaotisch wordt.

4. Begin met uw doelstellingen, luister goed en vergeet geen samenvatting te maken

Voordat u elk aspect van het evenement bespreekt, moet u snel uw doelstellingen doornemen. Dit zal u en het team helpen om de beste feedback te genereren. De eenvoudigste manier om een debriefing van een evenement uit te voeren, is door gebruik te maken van een debriefingssjabloon voor een evenement.

5. Gebruik de gegevens en maak ze beschikbaar voor anderen

Misschien wel de belangrijkste stap: als u eenmaal gegevens hebt verzameld van uw evenementendebriefing en/of enquête, is het belangrijk deze te gebruiken voor alle toekomstige evenementen. Zorg ervoor dat uw aantekeningen en acties worden gedocumenteerd op een plaats waar uw team op elk gewenst moment toegang toe heeft.

Bent u geïnspireerd om uw volgende evenement te organiseren?

Neem contact op met ons via marketing@bluepoint.be of bel +32 2 706 88 00 voor een bezoek van onze sites in Antwerpen, Brussel of Luik. Samen zorgen we voor een vlotte organisatie van uw volgende evenement zodat uw debriefingsessie zoveel mogelijk positieve punten zal bevatten!  

Zorg ervoor dat u gebruik maakt van BluePoint’s innovatieve event technologieën die nog meer aandacht zullen trekken en het evenement echt onvergetelijk zullen maken. Positieve feedback gegarandeerd!