Expert Talks: Ontmoet de evenement organisatoren!

Een evenementenorganisator is de persoon die een evenement plant en meestal de persoon die het organiseert en rapporteert. De organisatoren zorgen ervoor dat hun evenementen soepel verlopen en als er problemen zijn, lossen ze die op. Zij zijn verantwoordelijk voor het evenement van begin tot eind. Zij zijn degenen die ervoor zorgen dat u een geweldige evenement ervaring heeft!

Tijd om de experten te ontmoeten!

"Een interview met Emmanuel Katrakis, Secretaris-Generaal, European Recycling Industries' Confederation (EuRIC)"

Hoeveel evenementen organiseert u per jaar en voor hoeveel personen?

Emmanuel: Variërend van EuRIC's jaarlijkse conferentie die elk jaar in BluePoint Brussels wordt gehouden, de Europese Recycling Conferentie, de Algemene Vergadering tot terugkerende werkgroepvergaderingen, maar zonder rekening te houden met delegatie- of locatiebezoeken, zou ik een maximum van 40 vergaderingen schatten die volledig door EuRIC worden georganiseerd. Met uitzondering van EuRIC's jaarlijkse conferentie en de European Recycling Conference, waar meer dan 200 PAX's bijeenkomen, en de General Assembly met haar 60 deelnemers, kunnen we met vertrouwen rekenen op een gemiddelde van 20 deelnemers/vergaderingen.

Wat voor soort evenementen zijn dit en voor welke doelgroep? Wat zijn uw belangrijkste doelstellingen voor uw evenementen?

Emmanuel: Er zijn twee soorten bijeenkomsten. De bijeenkomsten die worden georganiseerd met leden van EuRIC om de meest recente beleids- en regelgevingsontwikkelingen te bespreken, zij het op hoog niveau of zeer technisch, die relevant zijn voor de recyclingindustrie en de bijeenkomsten om de voordelen van recycling en de belangen van recyclingbedrijven naar de buitenwereld te bepleiten. De eerste zijn alleen opengesteld voor ons lidmaatschap, gestructureerd per materiaalstroom, terwijl de tweede gericht zijn op een veel breder publiek, hooggeplaatste EU-functionarissen, leidinggevenden uit de industrie en belanghebbenden die actief zijn in de circulaire economie.

Wat de publieke evenementen betreft, werken we aan de Europese Recyclingconferentie (ERC) die elk jaar in een ander land wordt gehouden. In 2020 gaan we naar Madrid, waar we samenwerken met FER en SRR en waar de ERC ongeveer 200 deelnemers verwacht. Als ons grootste en enige publieke evenement dat gericht is op het verstrekken van informatie voor een grotere kring dan de EuRIC-leden, is onze doelgroep eerder uitgebreid met professionals uit de industrie, deskundigen en Europese wetgevers.

Maakt uw evenement deel uit van een marketingstrategie en zoja, kunt u dan dezelfde doelen bereiken zonder evenementen te organiseren?

Emmanuel: Volledig! In een wereld waar communicatie van vitaal belang is om de vitale rol van recycling te kanaliseren, zijn evenementen elk jaar een essentieel moment om het gedane werk af te ronden, nieuwe belanghebbenden te ontmoeten en praktische oplossingen aan te reiken om de overgang naar een meer circulaire economie te bespoedigen. EuRIC is nog steeds een jonge organisatie die sinds haar oprichting in 2014 voortdurend is gegroeid, vandaar het belang om gevestigd te zijn in een zakencentrum met de juiste infrastructuur om efficiënt vergaderingen en evenementen te organiseren die onze doelstellingen ondersteunen, namelijk het behartigen van de belangen van de EU-recycleerders op Europees niveau. Terwijl interne evenementen (Werkgroepvergaderingen e.d.) worden georganiseerd om de goede werking van onze organisatie te verzekeren, is de EuRIC Annual Conference, de European Recycling Conference er om EuRIC te promoten en het bewustzijn over de voordelen van recycling in Europa te verhogen. Het is strategisch belangrijk en groeit tot nu toe met het jaar.

Met behoud van kleinere en terugkerende evenementen in Brussel zouden we soepel kunnen navigeren in de "EU Bubble", door het houden van een ontroerende conferentie krijgen we meer exposure op een goed Europees niveau. Het versterkt de relatie tussen EuRIC en haar gastlid en benadrukt bovendien haar diverse wortels met leden uit heel Europa. Ik ben van mening dat de EuRIC Jaarlijkse Conferentie en de Europese Recycling Conferentie een grote bijdrage leveren aan onze "advocacy doelstellingen" die anders niet geëvenaard zouden kunnen worden.

Hoe kiest u een evenementenlocatie?

Emmanuel: In Brussel blijven we liever dicht bij huis, in het BluePoint-gebouw terwijl we in het buitenland zijn, onze evenementen zijn altijd gekoppeld aan andere EuRIC-leden. Eerlijk gezegd maakt dat ons werk heel gemakkelijk!

Wat zijn de belangrijkste criteria om uw locatiekeuze te maken?

Emmanuel: In de meeste gevallen blijven we liever intern in BluePoint en organiseren we de vergaderingen. De belangrijkste factoren zijn natuurlijk de beschikbaarheid, het budget en de kwaliteit van de dienstverlening.

Wat zijn de belangrijkste criteria om uw locatiekeuze te maken?

Emmanuel: De meeste vergaderzalen zijn modern en goed uitgerust met een mooie indeling. De service is attent en onze gasten houden van hun minisandwichschotel ;-)

"Een interview met Laurent Coessens, External Communications Manager en event organizer bij Agoria."

Hoeveel evenementen organiseert u per jaar en voor hoeveel personen?

Laurent: Agoria organiseert meer dan 300 evenementen per jaar. Dit betekent dat we boven de 10.000 aanwezigen zitten.  Het is voor Agoria erg belangrijk om al deze mensen een professioneel evenement en een leuke evenementervaring te kunnen bieden. 

Wat voor soort evenementen zijn dit en voor welke doelgroep?

Laurent: Onze evenemententeams beheren verschillende soorten evenementen: opleidingen, werkgroepen, statutaire vergaderingen, beurzen, economische missies en dienstverlening, netwerking & business development evenementen.  Deze evenementen zijn vooral gericht op onze leden en stakeholders.

Wat zijn uw belangrijkste doelstellingen voor uw evenementen?

Laurent: Onze belangrijkste doelstellingen zijn de nadruk te leggen op de technologie van onze acht bedrijvenclusters, de technologie van onze leden, maar ook het genereren van business evolutie dankzij netwerkmogelijkheden tijdens het evenement zelf.

Maakt uw evenement deel uit van een marketingstrategie en zoja, kunt u dan dezelfde doelen bereiken zonder evenementen te organiseren?

Laurent: Evenementen zijn inderdaad meer dan ooit een communicatiekanaal op zich.  Sommige van onze evenementen kunnen misschien vervangen worden door het organiseren van een webinar, maar op deze manier verliezen we helaas de netwerkvoordelen van live-evenementen.  Daarom geven we nog steeds de voorkeur aan het organiseren van een evenement voor onze doelgroep.

Hoe kiest u een evenementenlocatie?

Laurent: De selectie en de keuze van de perfecte locatie is gebaseerd op een mix van verschillende factoren zoals de technische mogelijkheden van de locatie, het cateringaanbod, voldoende parkeerplaatsen, toegankelijkheid, moderniteit en look & feel van de locatie en last but not least de flexibiliteit van het evenemententeam ter plaatse.  

Wat zijn de belangrijkste criteria om uw locatiekeuze te maken?

Laurent: Het is zeker een mix van alle bovenstaande criteria. :-) 

BluePoint venues zijn hier om u verder te helpen met de organisatie van uw volgende evenement! Wij bieden de meest innovatieve technologische ondersteuning en onze evenementexperts zorgen ervoor dat u de maximale ondersteuning ter plaatse heeft voor een perfecte organisatie. Onze drie locaties zijn centraal gelegen en gemakkelijk bereikbaar met ondergrondse parkeergelegenheden!

Maak een afspraak voor een bezoek aan een van onze locaties in Antwerpen, Brussel of Luik via marketing@bluepoint.be  of +32 2 706 88 00.