Een gids voor de organisatie van een hybride evenement

Hybride evenementen worden steeds populairder onder professionals. Zo kunnen organisatoren van evenementen de voordelen van live en online evenementen combineren en krijgen deelnemers meer flexibiliteit en toegankelijkheid. Het concept vereist echter een grondige voorbereiding. Wil je de hybride ervaring toevoegen aan je marketingportfolio voor 2023? Volg onze gedetailleerde gids om niets aan het toeval over te laten!

Volgens een onderzoek van de Markletic blog onder 3.000 deelnemers zei 38% van de ondervraagde organisatoren dat een hybride evenement veel complexer te organiseren is dan een volledig fysiek of volledig virtueel evenement. En daar is een goede reden voor: hoe aantrekkelijk het ook is, dit concept vereist een zorgvuldige planning om ervoor te zorgen dat de twee componenten op elkaar worden afgestemd en vlekkeloos worden uitgevoerd.

Voorbeelden van hybride evenementen:

• Conferenties
• Debatten uitgezonden zowel fysiek als virtueel
• Hybride beurzen

Wil je van je eerste poging een succes maken? Wij hebben een complete gids samengesteld voor het organiseren van een succesvol hybride evenement!

Snelle links:

1. Planning
2. Voorbereiding
3. Productie
4. Debriefing
5. Conclusie

Het hybride evenement plannen

Plannen is de sleutel tot het succes van elk evenement. Hybride evenementen vormen hierop geen uitzondering:

1. Bepaal je doelstellingen en verwachtingen voor het hybride evenement. Wat wil je met dit evenement bereiken? Wie zijn de deelnemers die je wilt bereiken?
2. Maak een lijst van de activiteiten die je wilt opnemen voor beide zijden, face-to-face en online: dit kunnen presentaties, groepssessies, workshops, virtuele stands, enz. zijn.
3. Selecteer het meest geschikte live-streaming platform. Er is geen gebrek aan oplossingen voor videoconferenties: Zoom, Microsoft Teams en Cisco Webex, om er maar een paar te noemen. Elk heeft zijn eigen prijzen en mogelijkheden. Kies dus degene die het beste bij jouw behoeften past. Wil je je geen zorgen maken over het kiezen van een streamingplatform? Ontdek de alles-in-één mogelijkheden van BluePoint.
4. Bepaal een realistisch budget voor je hybride evenement: bepaal duidelijk het budget dat je je kunt veroorloven voor het evenement, zodat je alle uitgaven kunt dekken. Tip: Vergeet de uitgaven in verband met de promotie van je hybride evenement niet!

 Ontdek de live-streaming mogelijkheden van BluePoint conferentiecentra

Bereid het hybride evenement voor

Zodra het draaiboek en het budget zijn goedgekeurd, is het tijd om de puntjes op de i te zetten: de voorbereiding van het hybride evenement.

Volg dit stap per stap plan:

1. Stel een gedetailleerd programma op voor het hybride evenement: vermeld alle live en online sessies en break-out tijden voor netwerken en interactie. Vergeet niet het programma te "luchten" om het tempo aangenaam te houden en het risico van overlappingen door mogelijke vertragingen te vermijden.
2. Informeer de sprekers en panelleden over het evenement. Zorg ervoor dat ze vertrouwd zijn met het live-streaming platform en interactieve tools zoals chatboxen of pollingmodules. En het spreekt voor zich: zorg ervoor dat ze bereid zijn hun presentatie in een hybride formaat te geven...
3. Test je technische apparatuur om er zeker van te zijn dat het goed werkt. Niemand wil een projector die onverwacht uitvalt of een luidspreker die piept, toch? Maak een moment vrij om je apparatuur te testen en te kalibreren. Bied dry-run sessies aan voor sprekers die willen wennen aan de omgeving.
4. Zet een systeem op om de participatiegraad van elk evenement te meten. Deze functie wordt meestal standaard geleverd door live-streaming platforms.
5. Maak, met of zonder de hulp van een extern bureau, een communicatiecampagne die het hybride karakter van je evenement voldoende benadrukt. Het moet voor je publiek heel gemakkelijk zijn om de deelnamemogelijkheden te identificeren: de mogelijkheden om het evenement ter plaatse te bezoeken, de instructies om in te loggen op de webpagina van het evenement en het volledige programma.

Productie van je hybride evenement

De voorbereidingen zijn afgerond: het is tijd om de bal aan het rollen te brengen!

Neem elk van de volgende punten in acht om je programma op schema te houden en onderweg geen deelnemers te verliezen:

1. Een laatste controle of elke spreker op het afgesproken tijdstip aanwezig zal zijn en een laatste controle van de audiovisuele apparatuur vlak voor het begin van het evenement.
2. Kondig systematisch de opties aan voor het bijwonen van een sessie (face-to-face of virtueel).
3. Als het budget het toelaat, beantwoord dan de vragen van de deelnemers via een specifieke chatbox voor hulpvragen: zo kunnen de deelnemers worden geholpen zonder tijd te verliezen.
4. Stimuleer interactie tussen online deelnemers en degenen die fysiek op de locatie aanwezig zijn. Gebruik hiervoor chat- en pollingtools om deelnemers aan te moedigen met elkaar te communiceren.
5. Let goed op de opmerkingen en vragen van de deelnemers. Zorg ervoor dat je snel reageert op vragen van deelnemers om hen betrokken te houden.

Neem je live-stream op in de professionele studio van BluePoint Brussel

Debriefing van je hybride evenement

Na afloop van het evenement is het tijd om de feedback te evalueren en na te gaan of de doelstellingen zijn bereikt:

• Beoordeel het inschrijvingspercentage en de duur van de deelname aan de verschillende activiteiten: voldeed het aan je verwachtingen?
• Verzamel de opmerkingen en scores van de tevredenheidsonderzoeken en analyseer vervolgens de resultaten om het succes van het evenement te bepalen: betrokkenheid van de deelnemers, aantal bruikbare contacten voor het verkoopteam, tevredenheid van de sprekers en de algemene beoordeling van het live streaming platform.
• Ga op basis van de diverse feedback na op welke gebieden verbeteringen mogelijk zijn en of het zinvol is nog een evenement in een hybride formaat te organiseren.

Hoe voer je een effectieve debriefing uit?

Conclusie

Als je het einde van deze gids hebt gehaald, zul je beseffen hoeveel werk het kost om een hybride evenement te organiseren. Ja, dit unieke type evenement wordt steeds populairder en kan potentieel een grotere return on investment opleveren. Maar...

Een hybride evenement organiseren betekent de eisen van zowel live als virtuele evenementen combineren: het vereist een aanzienlijke hoeveelheid middelen en een uitstekende voorbereiding. Als je echter de in dit artikel beschreven stappen volgt, zou je jouw hybride evenementproject probleemloos tot een goed einde moeten kunnen brengen. En volg deze nieuwe trend die niet ophoudt.

Plan je hybride evenement eenvoudig met de infrastructuur en technische ondersteuning van BluePoint.

Plan een bezoek of ontvang een offerte