Gids: 7 stappen voor een succesvol, groot evenement
In de hectische wereld van het organiseren van evenementen is succes zelden toeval. Zeker niet als je met je evenement een groot aantal deelnemers wilt aantrekken. Heb je de verschillende groepen die je wilt uitnodigen duidelijk geïdentificeerd? Biedt je programma genoeg om aan hun verwachtingen te voldoen? Of je nu van plan bent om 100 of 500 mensen samen te brengen, deze eenvoudige, praktische gids vertelt je alles wat je moet weten om van je grote evenement een echt succes te maken.
1. Identificeer je publiek
De eerste stap naar een succesvol grootschalig evenement is het begrijpen van je doelgroep. Dit betekent alle doelgroepen identificeren: wie ze zijn, wat ze leuk vinden, wat ze verwachten van het evenement en hoe ze omgaan met soortgelijke evenementen.
De belangrijkste vragen om jezelf te stellen:
- Heb je een typisch profiel van je publiek opgesteld? Met prioriteit: beroep, leeftijdsgroep, demografie, gesproken taal en mate van loyaliteit.
- Heb je de verschillende behoeften en voorkeuren op het gebied van beschikbaarheid, catering, mobiliteit en toegankelijkheid op een rijtje gezet? Laat niets aan het toeval over vóór de dag van het evenement!
- Welke feedback of gegevens van vorige evenementen kun je gebruiken om je programma bij te sturen? Sommige ideeën of activiteiten waren misschien populairder dan andere, dus pas je planning zo nodig aan.
Je kunt deze informatie gemakkelijk verkrijgen door enquêtes uit te voeren, gegevens van vorige evenementen te analyseren of wereldwijde trends in de sector te bestuderen. Als je eenmaal een duidelijk beeld hebt van je publiek, kun je een evenement organiseren dat aan hun verwachtingen voldoet en voor hen een onvergetelijke ervaring creëert.
2. De doelstellingen van je evenement bepalen
Heb je je publiek geïdentificeerd? Nu is het tijd om duidelijke, meetbare doelstellingen te definiëren.
Ze kunnen heel uiteenlopend zijn: het aantal deelnemers dat je hoopt aan te trekken, het aantal leads dat je genereert, de deelname van prominente gasten, de mate van media-aandacht of zelfs de mate van tevredenheid van de deelnemers die je hoopt te bereiken. Het belangrijkste is dat je het succes of het gebrek aan succes van je evenement betrouwbaar en objectief kunt meten.
De belangrijkste vragen om jezelf te stellen:
- Welke concrete resultaten verwacht je van je grote evenement? Elk grootschalig project wordt gemotiveerd door concrete ambities op het gebied van merkimago of business. Het helder formuleren ervan helpt je om de verwachtingen binnen je organisatie op één lijn te krijgen, maar ook om ze te herevalueren als dat nodig is.
- Zijn de KPI's die je nodig hebt om je evenement te evalueren (bijv. verkoop, merkbetrokkenheid, mediadekking) direct beschikbaar? En zo niet, hoe ben je van plan het succes van dit evenement te meten ten opzichte van je strategie?
- Biedt je platform voor evenementbeheer alle nuttige gegevens en dashboards die je nodig hebt om de KPI's te controleren, vanaf de aankondiging van het evenement tot en met de grote dag?
Als je duidelijke doelstellingen voor ogen hebt, zal het je geen moeite kosten om snelle, weloverwogen beslissingen te nemen tijdens het planningsproces. Je zult ook in een betere positie zijn om het succes van je evenement te meten (en te verdedigen) op de dag van de evenementevaluatie.
3. Een gedetailleerd plan opstellen
Nu komen we bij het belangrijkste. Planning is het hart van je evenementproject. Het houdt rekening met elk aspect van het evenement, van de keuze van de locatie tot de logistiek en het gedetailleerde activiteitenprogramma.
Het is daarom essentieel om er vroeg mee te beginnen en waakzaam te zijn bij het opstellen ervan: wat zijn de taken die moeten worden uitgevoerd en wie is verantwoordelijk voor elke taak? Wat zijn de noodplannen in geval van onvoorziene gebeurtenissen? Hoe uitgebreider het plan, hoe beter je op koers kunt blijven.
De belangrijkste vragen om jezelf te stellen:
- Bevat het taakschema alle acties die moeten worden ondernomen tot de dag van het evenement? Aarzel niet om in te gaan op de kleinste details.
- Zijn de verschillende taken op de juiste manier toegewezen, zowel intern als aan uw externe dienstverleners? Ze moeten ook een duidelijke briefing krijgen over wat er van hen wordt verwacht.
- Omvat je planning back-upstrategieën in geval van problemen of onvoorziene gebeurtenissen? De locatiemanager kan je misschien helpen in het geval van een technisch probleem, maar hij zal niets kunnen doen als je spreker het die dag laat afweten... Dus plan vooruit!
- Krijgen cruciale aspecten zoals het boeken van de locatie voor het evenement voorrang?
4. Kies je leveranciers en dienstverleners zorgvuldig
Je zult het met me eens zijn: het is beter om je te omringen met hulp dan te proberen overal tegelijk te zijn.
Toch kan de keuze van leveranciers en dienstverleners je evenement maken of breken. Of je nu een cateraar, een decorateur, een audiovisuele technicus of een andere dienstverlener nodig hebt, je moet te allen tijde op hun professionaliteit kunnen vertrouwen zonder bang te hoeven zijn voor een misstap van hun kant.
Door aanbevelingen te vragen, online reviews te lezen of interviews af te nemen voordat je een beslissing neemt, kun je een eerste filter uitvoeren. Kies partners met een goede staat van dienst en die op zijn minst relevant zijn voor je project. Conferentiecentra die een totaalaanpak bieden, kunnen de planning en logistiek veel gemakkelijker voor je maken, terwijl ze je het voordeel geven van hun eigen netwerk van professionals.
De belangrijkste vragen om jezelf te stellen:
- Heb je een volledige lijst opgesteld van leveranciers en dienstverleners voor alle belangrijke taken van je evenement?
- Voldoen ze aan alle kwaliteits- en professionaliteitscriteria die verwacht worden van de beschikbare feedback?
- Hebben ze ervaring met soortgelijke evenementenprojecten als die van jou?
Dit geldt natuurlijk ook voor de leverancier van de evenementenruimte zelf! Staat de locatiemanager bekend om de kwaliteit van zijn faciliteiten, zijn reactievermogen bij problemen of de geïntegreerde diensten die hij aanbiedt?
5. Promotie van het evenement
Een evenement opzetten is één ding, honderden mensen overtuigen om te komen is iets helemaal anders.
De promotiecampagne is je belangrijkste hefboom, vooral als het je eerste editie is. Daarom moet je er een aanzienlijk deel van je totale budget voor reserveren. Je kunt hiervoor verschillende marketingkanalen gebruiken, zoals sociale media, direct mail, online reclame en zelfs persbijsluitingen.
Zoals vermeld in het vorige punt, kan een externe dienstverlener een grote hulp zijn. Bijvoorbeeld bij het opstellen van een marketingboodschap, het voorstellen van een relevant communicatieschema of zelfs een plan B in het geval van een lage respons.
De belangrijkste vragen om jezelf te stellen:
- Heb je voldoende budget uitgetrokken om de kosten van je promotiecampagne te dekken?
- Maakt je campagne gebruik van voldoende verschillende marketingkanalen om het evenement te promoten?
- Zijn je interne middelen voldoende om de promotiecampagne uit te voeren of moet je de hulp van een bureau inroepen?
6. Beheer ter plaatse op de dag van het evenement
Het is de grote dag! Alles is klaar om je gasten te verwelkomen, maar er blijft nog één vraag over: wie zorgt ervoor dat het evenement vlekkeloos verloopt?
Een evenementmanager is essentieel om ervoor te zorgen dat het evenement vlot verloopt: gasten ontvangen, leveranciers briefen, de timing van activiteiten aanhouden, snel reageren bij problemen, enzovoort.
Idealiter wordt deze persoon in zijn of haar taak ondersteund door de sitemanager en zorgt hij of zij indien nodig voor de juiste ondersteuning. Stroomuitval? Storing airconditioning? Brandalarm? Mensen vast in een lift? Je moet in staat zijn om onmiddellijk met alle onvoorziene omstandigheden om te gaan.
De belangrijkste vragen om jezelf te stellen:
- Heb je een evenementmanager aangesteld om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt?
- Zijn de locatiemanager en de dienstverleners goed geïnformeerd?
- Heb je alle nodige contacten in geval van een incident?
7. Evaluatie na afloop van het evenement
Je hebt het einde van de weg bereikt. Of toch niet helemaal...
Nu is het tijd om het succes van je evenement te evalueren op basis van de verschillende KPI's die je jezelf hebt opgelegd in punt 2 en om feedback te verzamelen van de deelnemers.
Het elektronisch versturen van tevredenheidsformulieren is nog steeds de eenvoudigste en minst opdringerige methode. De feedback die je verzamelt zal je helpen om je toekomstige evenementen te verbeteren en te blijven voldoen aan de verwachtingen van je publiek. Als onderdeel van je marketingaanpak kun je ook een van je deelnemers uitnodigen om een interview te geven tijdens het evenement, dat je vervolgens kunt publiceren om je imago te versterken.
Conclusie
De bijdrage van grote evenementen aan je marketing en reputatie in het algemeen is onmiskenbaar. Maar of je het nu hebt over een conferentie, een prijsuitreiking of een productlancering, ze gaan allemaal gepaard met hoge organisatorische eisen: een uitstekend begrip van het publiek dat je wilt aantrekken, duidelijke doelstellingen, vlekkeloze planning, oordeelkundige selectie van dienstverleners en leveranciers en effectieve coördinatie op de dag van het evenement. Intimiderend? Volg alle stappen in deze gids één voor één en stel jezelf de belangrijke vragen om te zorgen dat je evenement een succes wordt.
Wil je profiteren van A tot Z-ondersteuning voor je grote evenement in een BluePoint conferentiecentrum? Neem dan nu contact met ons op om je project te lanceren.
