6 tips om een buitenevenement succesvol te organiseren

Organiseer uw buitenactiviteit in 6 stappen

Buitenactiviteiten zijn een geweldige manier om te genieten van de natuur terwijl je sociale contacten legt, of het nu een personeelsfeest, een business event of een drink is voor een collega. Ook al ben je meer op je gemak dan bij een binnenactiviteit, het plannen hiervan is niet zo gemakkelijk als een wandeling in het park. Wil je graag ontdekken hoe u een succesvol profesionele buitenactiviteit organiseert? Volg dan de volgende instructies.

Het mooie weer komt eraan. Heb je al eens nagedacht over een buitenactiviteit voor jouw zakenpartners, of jouw personeel? De beste plaatsen zijn vaak het snelst geboekt en maken het beste event. Meer hierover verder in het artikel.

Aan ideeën voor het organiseren van buitenactiviteiten geen gebrek:

• Sales event voor klanten en leveranciers
• Teambuilding
• Personeelsfeest
• Drink voor pensioen van een collega
• etc.

Ondek de mooiste buitenplaatsen van BluePoint Brussels, Antwerp and Liege

Hoe u uw buitenactiviteit tot een groot succes maakt en onaangename verrassingen vermijdt?

We hebben een lijst voor jullie opgemaakt met de 6 belanrgijkste stappen voor het voorbereiden van een buitenactiviteit.

1.  Vind de juiste plaats voor jouw buitenactiviteit

De locatie voor uw buitenactiviteit is één van de meest belangrijke elementen. Deze is van groot belang aangezien het een invloed heeft op de organisatie en de sfeer van het event, alsook het comfort van je gasten.

Huur je een locatie waar ze regelmatig buitenactiviteiten organiseren? Dan zal alles vlot verlopen. Toch kunnen er moeilijkheden optreden als je een locatie kiest waar de basisinfrastructuur afwezig is.

Ga op voorhand na of alles op de locatie in orde is. Houd rekening met de volgende zaken: mooi uitzicht, voldoende zitplaatsen, bomen om lichtjes in te hangen ... De kleinste details zijn belangrijk.

Let zeker ook goed op de omgeving:

• Veel wind?
• Genoeg wind?
• Is de locatie in een vochtige omgeving?

Noteer tijdens je bezoek alle details om een ​​relevant stappenplan te ontwikkelen. Deze stap kan enige tijd duren, maar de volgende stappen zullen veel eenvoudiger zijn.

2. Vraag voor een ervaren catering

Jouw buitenactiviteit is niet volledig zonder een lekker menu en een goed georganiseerde service.

Bekijk de details van het menu met een cateringservice en zorg ervoor dat ze de nodige ervaring hebben met buitenactiviteiten. Afhankelijk van de locatie en de context van het evenement kan het de moeite waard zijn om wat materiaal op de locatie te laten bezorgen:

• Koelsystemen
• Ovens
• Barbeque
• Tent
• Thema food truck
• Bar
• Verwarmingselementen
• etc.

Maak een plan om te bepalen wat de cateraar kan aanbieden en wat je zelf moet voorzien.

Als je geen toegang hebt tot een koelkast, concentreer je dan op eenvoudig voedsel dat gedurende de duur van het evenement op kamertemperatuur kan worden bewaard.

Laat ons BluePoint's catering-team voor alles zorgenen geniet van je event

3. Zorg voor het comfort van de gasten

Outdoor-evenementen vereisen een checklist om ervoor te zorgen dat deelnemers de best mogelijke ervaring beleven. Voorzie om te beginnen verwarmingen en ventilatie om temperatuurschommelingen op te vangen, zowel overdag als 's nachts.

Het is geen geheim dat het weer in het land erg onvoorspelbaar is. Kies dus plekken die een binnenruimte in de buurt bieden bij regen of storm.

Zorg ervoor dat er voldoende toiletten zijn voor het aantal gasten, dat ze duidelijk makkelijk te vinden zijn en – niet te vergeten – dat ze in goede staat zijn. Als je besluit om mobiele toiletten in een natuurlijke omgeving te gebruiken, zorg dan dat je de juiste locatie kiest. Ze moeten makkelijk bereikbaar zijn zonder deel uit te maken van het landschap...

4. Voorzie buitenmeubels (En meer als je dat wenst)

Zoals we in het vorige punt zagen, en als uw cateraar niet over eigen apparatuur beschikt, heeft hij speciale apparatuur nodig om de maaltijden te verwarmen, te bewaren (koelen) en te serveren. Maar helaas, dat is niet alles.

Jouw gasten moeten comfortabel kunnen zitten en gemakkelijk kunnen eten, meestal aan "statafels".

Wil je jouw evenement een feestelijk of thematisch tintje geven? Dan raden we de hulp van een evenementenplanner aan om je te helpen alle stukjes in elkaar te steken:

• Audiovisuele toestellen: speakers, projectors, etc.
• Atmosfeer verlichting in de avond
• Aanwezigheid van een DJ...
• ... En misschien een dansvloer
• Springkasteel voor de kleinste
• Of nog iets anders?

De lijst is misschien lang. Ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de locatie een goed werkende elektrische aansluiting toelaat (en overigens dat er geen zekeringen doorslaan tijdens het feest).

Event planners geven BluePoint Antwerp een score van 9.4/10, BluePoint Liege een score van 10/10 en BluePoint Brussels een score van 9.6/10 (Eventplanner.be): Kom erachter waarom

5.  De toegang vergemakkelijken voor mensen met beperkte mobiliteit

Houd bij het plannen van uw evenement, net als bij jouw werkplek, rekening met ouderen of gehandicapten. Opritten voor personen met beperkte mobiliteit en bewegwijzering voor slechtzienden zijn slechts enkele voorbeelden. Beoordeel best tijdens je voorbezoek de toegankelijkheid. Op de regionale websites Handy Events Guide (Brussel), Aviq.be (Wallonië) en Inter-toegankelijk Vlaanderen (Vlaanderen) vind je heel handige gidsen.  

6. Vraag eventueel benodigde vergunningen aan

Voor sommige buitenevenementen is de voorafgaande toestemming van de lokale autoriteiten vereist. Het spectrum van deze machtigingen kan vrij breed zijn: vergadervergunningen met een maximaal aantal deelnemers, vergunningen voor de verkoop van eten en drinken op het terrein, gezondheids- en milieuvoorschriften, enz. Denk er dus aan om je ruim op voorhand te informeren over de vereiste vergunningen door de lokale autoriteiten waar het evenement zal plaatsvinden. Er is geen slechter scenario dan een evenement dat op het laatste moment wordt afgelast, toch?

Een bonus voor onderweg: Houd uw plan B onder controle!

Outdoor events kunnen erg aantrekkelijk zijn, dat is een feit. Er zijn echter veel dingen die het programma kunnen verstoren, zeker het weer. Bespreek dit punt met je evenementenplanner en stel een lijst op met te nemen maatregelen bij slecht weer. Bijvoorbeeld paraplu's, regenjassen, tenten of meubelhoezen. Dit soort voorzorgsmaatregelen kunnen je event redden, dus vergeet zeker deze stap niet!

Conclusie

Wanneer je deze stappen volgt, zou je je project voor een buitenevenement op briljante wijze moeten kunnen uitvoeren. Er is niet veel nodig om in de open lucht een warme en vriendelijke sfeer te creëren en een drankje in de hand te houden. Begin echter altijd met een stappenplan dat rekening houdt met alle praktische en logistieke aspecten. Omring jezelf met echte professionals in catering en evenementenplanning. Het goede humeur van jouw gasten doet de rest!

 Probeer de alles-in-één ondersteuning van BluePoint voor een probleemloos buitenevenement

> Boek een bezoek of vraag voor een offerte