Qu'est-ce qu'un événement virtuel ou hybride ?

Les avancées dans les domaines des technologies et des médias sociaux ont ouvert la voie à de nouvelles façons de se connecter en ligne. Cela s’étend des visites de musées virtuels aux questions et réponses en direct avec des astronautes dans l'espace!
Même certaines des plus grandes conférences sont devenues partiellement ou complètement numériques. Ceci a pour effet de réduire les coûts et l'empreinte carbone, ainsi que de permettre à un plus large public d’y accéder. Du tweet en live à la diffusion en direct, les entreprises et les organisations proposent des événements virtuels sur le Web. Donc, on vous repose la question, votre entreprise est-elle prête à passer au numérique?

Qu'est-ce qu'un événement virtuel?

Vous avez probablement déjà assisté à un webinaire (séminaire en ligne), suivi un cours de fitness ou participé une réunion à l'aide d'un outil de visioconférence. Vous pourriez même avoir assisté à une conférence dans le confort de votre bureau. Ce sont tous des exemples d'événements virtuels. Un événement virtuel est un événement où les individus découvrent l'événement et son contenu en ligne plutôt que de se réunir en personne.

Dans tous les événements que vous organisez d’habitude, vous pouvez ajouter des événements virtuels. Les événements virtuels ne remplacent pas les autres types d'événements, mais sont une nouvelle sorte d’événements à ajouter et ils vont améliorer l'ensemble de votre programme.  

Voici les quatre principaux types d'événements virtuels:

1. Webinaires

La tenue d'un webinaire typique a généralement une durée de 45 à 80 minutes, et permet à des participants du monde entier d’y assister et d'écouter un ou plusieurs orateurs. Les entreprises peuvent proposer ces webinaires gratuitement ou demander un paiement en ligne aux participants.
Les webinaires utilisent généralement des outils de vidéoconférence qui permettent aux participants de poser des questions. Il est également possible grâce à cet outil, de diffuser une vidéo en direct ou de la préenregistrer, et être ainsi proposée par après en vidéo à la demande. 

2. Conférences virtuelles

Tout comme les conférences en direct, les conférences virtuelles sont construites autour d'un ordre du jour précis et sont diffusées en direct. Une conférence virtuelle se compose de discours, des notes, des discussions, etc. Les conférences virtuelles contiennent du contenu pour plusieurs sessions et peuvent utiliser des outils pour que les participants puissent interagir avec les orateurs. Bien qu'elles ne soient pas aussi efficaces en terme d’identification de clients potentiels et de réseautage qu'un événement en présentiel, les conférences virtuelles permettent aux participants d'afficher des annotations en temps réel, de construire leur propre agenda à partir de contenu pertinent, à la demande, et d'interagir avec d'autres participants.

3. Événements hybrides internes

Les événements hybrides sont surtout utilisés pour les réunions entre fonctionnaires régionaux et communaux, pour des lancements de produits, pour des événements à l’échelle de l’entreprise, des formations, des réunions de départements, … Quand une société est établie dans plusieurs pays ou même plusieurs continents, ces événements hybrides sont utilisés pour partager un message destiné à l’ensemble du personnel. Il serait bien entendu plus agréable que chaque employé puisse assister en personne à ce genre de réunion, mais ce serait beaucoup trop onéreux pour l’entreprise en terme de déplacement et d’hébergement.  

4. Événements hybrides externes

Ces événements sont organisés pour les personnes extérieures à votre organisation. Il peut s'agir d'événements personnels ou d'événements business. Ces événements nécessitent des niveaux de production vidéo de très haute qualité afin que les participants virtuels bénéficient d'une qualité similaire à celle des personnes qui assistent en direct. Ces événements permettent aux participants qui ne sont pas en mesure de se rendre à l'événement de participer et d'apprendre. C’est un défi de fournir la même qualité lors d'événements hybrides externes, car les participants en présentiel peuvent plus rapidement créer des contacts entre eux et interagir plus facilement avec le contenu que ceux qui y assistent virtuellement. 

Pourquoi organiser un événement virtuel?

Les événements virtuels sont organisés pour les mêmes raisons que les événements en présentiel: transmettre le message de votre entreprise afin de générer des prospects et des revenus, de stimuler l’utilisation des nouveaux outils et de développer une fidélité à long terme. Les organisateurs de réunions et d'événements font le choix entre des événements en personne, virtuels et hybrides depuis des années. 

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager d'organiser un événement virtuel ou hybride: 

• Accessibilité
  Bien que l'événement se déroule toujours en personne, les options virtuelles vous permettent d'accueillir les participants qui ne peuvent pas y assister en présentiel.
• Budget
  Votre organisation doit réduire ses coûts? Faire des plus petits événements mais les rendre virtuels peut vous aider à épargner de l’argent. Vous pourrez ensuite consacrer ce budget épargné à organiser d'autres événements. Si plusieurs personnes doivent se déplacer pour venir assister à ce séminaire, un événement hybride peut aussi diminuer les coûts puisqu’ils pourront y assister sans devoir voyager.
• Lorsque vous n’avez pas d’autre option
  De mauvaises conditions climatiques, des interdictions de voyager ou une catastrophe naturelle, peuvent également vous forcer à transformer votre événement présentiel en un événement virtuel.

Êtes-vous prêt à plonger dans le monde virtuel?

Vous avez décidé de planifier ou d'organiser un événement virtuel ou hybride.  
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