Organisez votre événement en plein air en 6 étapes
Les événements en plein air sont un formidable moyen de profiter de la nature tout en passant un moment convivial, qu'il s'agisse d'une fête du personnel, d’un événement commercial ou d’un drink en l’honneur d’un collègue. Cependant, même s'ils sont généralement un peu plus décontractés que leurs homologues en intérieur, leur planification est loin d'être une balade de santé. Envie de découvrir comment organiser une activité en plein air professionnelle réussie ? Suivez le guide.
Les beaux jours se profilent doucement à l’horizon. Avez-vous déjà pensé à des événements en plein air pour vos partenaires commerciaux, ou pour vos collaborateurs? Les meilleurs spots partent les premiers et ils font souvent les meilleurs événements. Nous y reviendrons plus loin dans cet article.
Les idées d’activités en extérieur ne manquent pas:
- Événement commercial pour clients et distributeurs
- Teambuilding
- Fête du personnel
- Drink de départ à la retraite d’un collègue
- Etc.
Découvrez les plus beaux spots en extérieur de BluePoint Bruxelles, Anvers et Liège
Comment réussir votre événement en plein air et éviter les mauvaises surprises?
Nous avons listé pour vous les 6 étapes les plus importantes lors de la préparation d’un événement en extérieur.
1. Trouvez l’endroit idéal pour organiser l’événement en plein air
Le lieu d'un rassemblement en plein air est de loin l'élément le plus important. Il influencera considérablement l'organisation et l'atmosphère de l’événement, et aussi dans une certaine mesure le confort des participants.
Vous louez un espace où les activités en plein air sont régulièrement organisées? En principe, tout devrait se dérouler relativement facilement. Les choses peuvent en revanche vite se corser si vous tentez un endroit plus « sauvage » où les infrastructures de base sont peu présentes voire absentes.
Quoiqu’il en soit, visitez le lieu au préalable et regardez s’il coche toutes les bonnes cases. Prêtez attention aux atouts uniques que vous pourriez mettre en valeur : une belle vue, un coin lounge, des arbres sur lequel accrocher des lumières ... Les plus petits détails peuvent compter.
Observez aussi attentivement l’environnement :
- Y a-t-il beaucoup de vent ?
- La luminosité est-elle suffisante ?
- Le lieu est-il situé dans une zone humide ?
Prenez note de toutes les particularités au cours de votre visite afin d'élaborer une feuille de route pertinente. Cette étape peut prendre du temps, mais les suivantes n’en seront que plus simples.
2. Sollicitez un traiteur expérimenté
Votre événement en plein air ne saurait être complet sans un menu savoureux et original, ainsi qu’un service efficace.
Passez en revue les détails du menu avec un service traiteur, et assurez-vous qu'il possède l'expérience nécessaire en matière d’activités en plein air. Selon l'endroit et le contexte de l’événement, il peut être intéressant de faire livrer certains équipements sur place :
- Équipement de réfrigération
- Fours
- Barbecue
- Tonnelle
- Food-truck à thème
- Bar
- Radiateurs
Établissez un plan pour déterminer ce que le traiteur peut fournir et ce que vous devez prévoir vous-même.
Si vous n'avez pas accès à un réfrigérateur, misez sur les aliments simples qui peuvent être gardés à température ambiante pendant toute la durée de l'événement.
3. Garantissez le confort des invités
Les événements en plein air requièrent quelques vérifications pour s'assurer que les participants vivent la meilleure expérience possible. Pour commencer, prévoyez des chauffages et des ventilateurs pour faire face aux variations de températures, que ce soit de jour comme de nuit.
Et on ne vous apprendra rien en vous disant que la météo de notre Plat Pays est très capricieuse. Préférez donc les endroits qui proposent un espace intérieur à proximité en cas de pluie, voire de tempête.
La question des toilettes est tout aussi incontournable. Vérifiez que le nombre de toilettes est suffisant pour le nombre de participants, qu’un fléchage indique clairement leur position et – cela va de soi - que leur état soit impeccable. Si vous optez pour un lieu en pleine nature et que vous utilisez des toilettes mobiles, veillez à choisir un emplacement convenable. Elles doivent être facilement joignables sans pour autant faire partie du décor…
4. Prévoyez du mobilier d’extérieur (et plus si affinités)
On l’a vu au point précédent: s’il n’en pas dispose pas lui-même, votre traiteur aura besoin d'équipements spécifiques pour chauffer, conserver (au frais) et servir les repas. Mais cela ne s’arrête malheureusement pas là.
Vos invités doivent pouvoir s’asseoir confortablement, et se restaurer sans difficulté, classiquement sur des tables « mange-debout ».
Envie d’apporter une touche festive à l’événement ? Nous vous recommandons de l’assistance d’un event planner pour vous aider à mettre en place toutes les pièces du puzzle :
- L’équipement audiovisuel : enceintes, projecteurs, etc.
- L’éclairage éventuel en soirée
- La présence d’un DJ…
- … et donc d’une piste de danse
- Un château gonflable pour les enfants
La liste peut vite s’allonger. Dernier point, et non des moindres : il veillera à ce que le lieu permette un raccordement électrique conforme aux règles de l’art (et accessoirement, qu’aucun fusible ne saute pendant la fête).
Les organisateurs d’événements ont donné la note de 9.4/10 pour BluePoint Anvers, 10/10 pour BluePoint Liège et 9.6/10 pour BluePoint Bruxelles (Eventplanner.be) : découvrez pourquoi
5. Facilitez l’accès aux personnes à mobilité réduite
Tout comme sur votre lieu de travail, tenez compte des personnes âgées ou handicapées lors de l'élaboration de votre événement. Les rampes d'accès pour les personnes à mobilité réduite, ainsi que la signalisation pour personnes malvoyantes sont quelques exemples de dispositifs. Le bon réflexe reste toutefois d’évaluer l'accessibilité lors de votre visite préliminaire. Vous pouvez trouver des guides très utiles sur les sites régionaux Handy Events Guide (Bruxelles), Aviq.be (Wallonie) et Inter-toegankelijk Vlaanderen (Flandre).
6. Demandez les éventuels permis nécessaires
Certains événements en plein air peuvent dépendre d’autorisations préalables de la part des autorités locales. Le spectre de ces autorisations peut être assez large : permis de rassemblement avec un nombre maximum de participants, permis de vente d'aliments et de boissons sur place, règles sanitaires et environnementales, etc. Pensez donc à vous renseigner bien à l’avance sur les autorisations requises par la localité où aura lieu l’événement. Il n’y a pas pire scénario qu’un événement annulé en dernière minute, n’est-ce pas ?
Bonus pour la route : Gardez votre plan B sous le coude !
Les événements en plein air peuvent être très attrayants, c’est un fait. Toutefois énormément de variables peuvent perturber le programme, la météo en tête. Discutez-en avec votre event planner et préparez ensemble une liste de mesures en cas de mauvais temps. Exemple : des parapluies, des imperméables, des tentes ou encore des housses de meubles. Ce genre de précautions peut vous sauver la mise, alors ne négligez pas cette dernière étape !
Conclusion
En observant ces quelques bonnes-pratiques, vous devriez être en mesure de mener votre projet événementiel en extérieur avec brio. Il suffit d’ailleurs de peu de choses pour installer une ambiance chaleureuse et conviviale une fois à l’air libre, un verre à la main. Pour autant, partez toujours d’une feuille de route solide, qui tienne compte de tous les aspects pratiques et logistiques. Entourez-vous aussi de vrais professionnels du catering et de l’event planning. La bonne humeur de vos invités fera le reste !
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BluePoint Liège offre également de beaux espaces pour de nombreux types d'événements en plein air. Par temps ensoleillé, le patio est l'endroit idéal pour un barbecue ou un simple verre. Il est également possible d'organiser un teambuilding.
BluePoint est votre guichet unique pour l'organisation de vos événements. Nous nous occupons du lieu et vous n'avez pas à vous soucier de trouver un traiteur ou un partenaire externe ! BluePoint est heureux de fournir tous ces services pour vous !
BluePoint respecte les directives en matière de distanciation sociale, nos concepts de restauration ont été adaptés et nous avons investi dans des outils fiables pour garantir la sécurité des événements. Découvrez nos protocoles de sécurité ici. BluePoint Brussels a même été récompensé par le label Brussels Health & Safety délivré par la Région de Bruxelles-Capitale et visit.Brussels. Ce label a pour simple objectif de rassurer les visiteurs nationaux et internationaux sur la qualité et la sécurité de l'infrastructure touristique bruxelloise.
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