Organiser un événement en plein air en toute sécurité?

Les événements en plein air sont le genre d'événements auxquels tout le monde aime participer. Qu'ils aient lieu lors de soirées printanières, de longues journées d'été ou d'après-midi d'automne, ce sont des rencontres qui restent gravées dans la mémoire des participants. Les événements en plein air sont également de plus en plus populaires en raison de la pandémie de coronavirus. 

Le secteur événementiel subit des restrictions à cause de la pandémie, ce qui l'oblige à se réinventer. Les organisateurs d'événements peuvent transformer ces restrictions en avantages! L'organisation d'un événement en plein air permet d'attirer un public plus large:  un lieu attrayant, un format d'événement innovant, d'une ambiance détendue et bien plus encore ...

La Covid-19 fera encore partie de notre vie dans un avenir proche. Par conséquent, les événements en plein air gagneront en importance et certainement maintenant que le printemps et l'été approchent. 

Mais comment organiser un événement en plein air et pouvoir répondre à toutes les directives officielles liées au Covid?
Voici quelques conseils!

1 – Trouver un lieu adéquat

Lors de l'organisation d'un événement en plein air, il est essentiel de trouver un lieu approprié. Il y a beaucoup de choses auxquelles vous devez penser: la logistique, le confort, mais également le fait que ce soit un lieu qui applique les mesures de prévention appropriées. Le choix du lieu dépendra du type d'événement que vous souhaitez organiser mais aussi du nombre personnes que vous allez inviter. 

Le lieu d’événement extérieur doit être facilement accessible pour vos invités mais aussi pour les prestataires de service tels que ceux qui se chargent de la restauration, de l'animation ou de la location de matériel. Disposer d'un site extérieur facile d'accès et offrant une logistique aisée doit être une priorité absolue.

Ne négligez pas certains détails mais néanmoins importants comme par exemple les facilités de parking, des transports publics, l'accès aux prises de courant, à internet et à l'eau courante. Pour les événements en plein air, ces aspects peuvent souvent être plus compliqués. Il est donc important d'en tenir compte lorsque vous réservez un lieu.

Assurez-vous également que l’endroit est conforme à toutes les réglementations actuelles concernant la prévention de la Covid. Vous trouverez généralement ces informations sur le site web du lieu de l'événement.

2 – Faites de la sécurité une priorité lorsque vous sélectionnerez le lieu de l'événement

La mise en place d'un événement en plein air implique la collaboration de beaucoup de sociétés différentes: les traiteurs, les professionnels du son, vidéo et lumière, les installateurs de mobilier, ... Lorsque vous vous adressez à ces intervenants, renseignez-vous sur leur politique de sécurité, tant pour leur personnel que pour les participants à l'événement.

Ou mieux encore, essayez de réserver un lieu d'événement qui offre tous ces services sous un même toit! Leur expérience vous fera gagner beaucoup de temps et diminuera votre stress lors de l'organisation de l'événement. Cela offrira une sécurité supplémentaire à votre organisation et aux participants de l'événement.

3 – Pensez aux éléments de protection contre le coronavirus et faites appel à des agents de sécurité 

Un organisateur d'événements reste responsable de son public également lorsque l’événement à lieu à l’extérieur. Mettre en place certaines mesures de sécurité et communiquer à propos de celles-ci est important, sans pour autant décourager les participants potentiels. Fournissez des masques et du désinfectant pour les mains et accompagnez-les de messages encourageants.

Prévoyez des points de distribution aux endroits stratégiques, notamment aux endroits de passage comme à l’entrée et à la sortie mais également dans les lieux de restauration. La plupart des participants viennent avec leur propre matériel mais vous pouvez sensibiliser tout le monde et aider ceux qui l’auront oublié. La présence visible de ces fournitures rassurera également vos participants sur les mesures de sécurité de votre événement.  Il est certain que le fait que les invités utilisent ces fournitures de sécurité minimisera les risques d'infection.

Soulignez que l'utilisation de masques est obligatoire pour participer à votre événement, même s'il se déroule à l'extérieur et certainement si la distanciation sociale ne peut être respectée. Expliquez que ces masques sont utilisés pendant votre événement comme une précaution supplémentaire pour assurer la sécurité de tous les invités.

Réservez des agents de sécurité qui s'assureront que les invités respectent les directives et qui réguleront les files d'attente aux points de restauration par exemple.

4 – Délimitez les espaces 

La distanciation sociale reste toujours très importante, c'est donc un aspect à ne pas négliger, même en extérieur.

Une façon de respecter facilement la distanciation sociale est par exemple le respect de 1,5m entre le mobilier, les tables et les chaises.  

Si vous avez plusieurs orateurs lors de votre événement, nous vous conseillons de placer un plexiglas entre les orateurs.

Pour les endroits sans mobilier, placez suffisamment de panneaux de distanciation sociale aux endroits de passage et où des files d'attente ou des groupes de personnes peuvent se former: les bars, les espaces de restauration et les sanitaires. Vous pouvez prévoir des marquages au sol pour vous assurer que ce point restera bien présent à l'esprit de tout le monde.

Vous pouvez également échelonner les heures d'arrivée et de départ pour aider les gens à garder leurs distances.

5 – Choisir la bonne formule de catering

La restauration doit elle aussi être adaptée aux nouvelles normes Covid. Il est préférable de ne pas opter pour un buffet lors de votre événement en plein air. Cela entraînera des files d'attente et des rassemblements de personnes. 

Une bonne idée reste d'opter pour une formule de restauration "à emporter" où les participants recevront des repas complets et préemballés. 

Utilisez des tasses, des assiettes et des couverts jetables, cela reste une valeur sure pendant la pandémie, mais veillez à ce que ces emballages soient respectueux de l'environnement.

6 – Mettez en place un système de dépistage

Enfin, pensez à effectuer un contrôle rapide de la température des participants le jour de l'événement. Vous pouvez réaliser ce contrôle à l'aide de thermomètres infrarouges. Une autre option est l'autotest, il est rapide et dès à présent disponible sur le marché.

Les événements en plein air organisés au printemps et en été vous offrent un moyen relativement sûr de relancer votre activité professionnelle et de permettre aux gens d’échanger à nouveau des idées en live. En tenant compte des conseils ci-dessus, vous et vos invités pourrez profiter d’une interaction "face-à-face" sans trop de risques. Et nous savons tous combien votre public cible appréciera ces contacts humains après avoir utilisé si longtemps uniquement des écrans pour se parler.

Choisissez BluePoint pour votre prochain événement en plein air, entièrement à l’épreuve de la Covid! 

A côté d’une grande variété de salles de réunion et d'événements intérieures, BluePoint offre des espaces extérieurs spacieux qui sont prêts pour votre prochain événement en plein air!

Profitez des deux grandes terrasses à BluePoint Anvers. Elles se trouvent juste à côté des grandes salles événementielles intérieures. Pourquoi ne pas organiser votre événement sur la magnifique rooftop terrasse équipé d’une tonnelle! L'endroit idéal pour une réception ou un barbecue en plein air!

BluePoint Bruxelles vous charmera avec ses magnifiques installations événementielles extérieures, comprenant une terrasse et un immense jardin offrant un espace privé de 700m² pour votre événement!  

BluePoint Liège vous offre également de beaux espaces pour de nombreux types d'événements extérieurs. Lors des journées ensoleillées, le patio est l'endroit idéal pour un organiser un barbecue ou simplement un cocktail.  Il est également possible d'y organiser des teambuildings. 

BluePoint est le partenaire pour l'organisation de vos événements. Nous nous occupons de toute la logistique et vous ne devez pas vous soucier de trouver un traiteur externe ou un partenaire audiovisuel. BluePoint est heureux de pouvoir vous fournir tous ces services!

BluePoint respecte les directives de distanciation sociale, nos concepts de restauration ont été adaptés et nous avons investi dans des outils fiables pour garantir la sécurité de vos événements. Découvrez ici nos protocoles de sécurité. BluePoint Bruxelles a même été récompensé par le label Brussels Health & Safety qui est délivré par la Région de Bruxelles-Capitale et Visit Brussels. Ce label a pour simple objectif de rassurer les visiteurs nationaux et internationaux quant à la qualité et la sécurité de l'infrastructure touristique bruxelloise.

BluePoint est prêt pour vous et pour tous les événements extérieurs qui figurent sur votre liste pour 2021: kick-offs, teambuildings, fêtes du personnel, barbecues d'été et bien plus encore.

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