Organiser un débriefing efficace de votre événement

Le travail d'un organisateur d'événements n'est jamais terminé. De la même façon qu’il est impératif de récolter un maximum d’informations avant votre événement, il ne faut certainement pas négliger la partie post-événement!

Un débriefing d'événement est une réunion d’équipe où l’on fait le bilan et on analyse dans les détails l'événement fraichement terminé. Un débriefing complet vous aidera à identifier ce qui s'est bien passé, ce qui s'est mal passé et ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine fois. Si vous ne prenez pas le temps de revenir sur vos événements passés, vous risquez de louper des occasions importantes de corriger des erreurs ou d'apporter des améliorations pertinentes à l’organisation de vos événements futurs.

Pourquoi le « debriefing » d'un événement est-il important?

Même lorsqu'un événement semble s'être déroulé sans aucun problème, il y a toujours des aspects qui pourraient être améliorés. C'est là qu'un débriefing post-événement avec votre équipe devient pertinent. Prendre le temps de faire le compte rendu d'un événement offre de nombreux avantages, comme la récolte de commentaires précieux, la rationalisation de votre processus, l'amélioration de l'expérience des participants et l’entretien de vos relations avec les commanditaires, les fournisseurs et le personnel.

En prenant le temps après l'événement de fixer vos notes et vos idées, vos événements s'amélioreront d’année en année ! De plus, lorsque vous devrez déléguer l’organisation de l’événement en question à un collaborateur, il lui suffira de suivre les recommandations du compte rendu pour faire de cet événement un succès.

Le débriefing commence PENDANT votre événement

Avant la fin de votre événement, prenez le temps de noter la logistique dont vous voulez vous souvenir, car vous pourriez omettre certains détails lorsque l'événement bat son plein.

Tenez compte de ce qui suit :

• Combien de personnes se sont présentées à l'événement? Quel est le pourcentage de femmes et d'hommes invités?
• Est-ce que cela a influencé le service du traiteur et/ou la quantité de nourriture?
• Les horaires ont-ils été respectés?
• Avez-vous constaté des goulots d'étranglement ou des problèmes à anticiper à l'avenir?
• Avez-vous prévu suffisamment de personnel pour guider vos invités lors de l'inscription/du service de vestiaire ou pour tout autre besoin pendant l'événement?
• Vos sponsors et partenaires ont-ils eu une visibilité suffisante?
• Notez ce qui vous plaît dans le choix du lieu et ce que vous voudriez améliorer.

Débriefing APRÈS votre événement

Après votre événement, il faudra essayer d’obtenir un maximum de feed-back de toutes les personnes impliquées dans l'événement.

1. Envoyez un sondage sur l'événement à vos participants

Utilisez un questionnaire couvrant le plus grand nombre possible d'aspects de l'événement, comme le processus d'invitation, la logistique de l'événement pour que vous puissiez utiliser l'information lors du compte rendu de l'événement. 

Vous pouvez obtenir ce type de feed-back de trois façons différentes: 

• Rendez votre questionnaire disponible pendant l'événement en installant un stand où ils pourront laisser leurs commentaires. De cette façon, vous obtiendrez des avis sur le vif.
• Envoyez le sondage par mail quelques jours après l'événement, idéal pour accompagner votre mail de remerciement. Hébergez le sondage sous forme de formulaire sur votre site web afin qu'ils puissent le remplir rapidement.
• Faite un sondage par le biais d'une application événementielle (si vous en utilisez une). C'est peut-être la façon la plus interactive d’avoir des retours. Assurez-vous que les résultats de ce sondage soient disponibles pour votre réunion bilan de l'événement
  
  

2. Invitez les parties les plus importantes à votre débriefing

Les acteurs-clés ont souvent une vision différente sur le déroulement de l’événement. Ils peuvent donc vous fournir des informations importantes à propos de l’événement. Si vous travaillez avec une petite équipe, n'hésitez pas à y convier tout le monde. Si plusieurs personnes ont participé, assurez-vous d'avoir un représentant de chaque rôle-clé (équipe opérationnelle sur place, personnel de l'accueil, partenaires logistiques éventuels, un conférencier ou un commanditaire et éventuellement même un collaborateur ayant participé à l'événement).

Cela vous donnera l'occasion de recueillir des informations précieuses de différents points de vue et facilitera la collaboration future.

3. Établir un programme détaillé et faire appel à un modérateur

Il est important de refaire le point sur chaque élément de l'organisation de votre événement : inscription, restauration, installation, conférencier/divertissement, signalisation/décoration, ... De plus, il est recommandé de désigner une personne pour diriger la discussion afin que la conversation ne devienne pas chaotique.

4. Commencez par vos objectifs et suivez une trame logique

Avant de commencer à discuter de chaque aspect de l'événement, passez rapidement en revue vos buts et objectifs. Cela vous aidera, vous et l'équipe, à générer la meilleure rétroaction possible. La façon la plus simple de mener un débriefing d'événement est d'utiliser un modèle de débriefing d'événement qui vous permettra de créer un compte-rendu clair avec une trame bien définie.

5. Utiliser les données et les rendre disponibles pour les autres

C'est peut-être l'étape la plus importante: une fois que vous avez recueilli les données de votre réunion de bilan et/ou de votre sondage sur l'événement, il est important de les utiliser pour tous les événements futurs. Assurez-vous de documenter vos notes et vos actions à un endroit où votre équipe peut avoir accès à tout moment.

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