Guide : 7 étapes clés pour réussir vos grands événements
Dans le monde trépidant de l'organisation d'événements, la réussite n’est que rarement le fruit du hasard. Surtout si votre projet événementiel vise à attirer un grand nombre de participants. Avez-vous bien cerné les différents groupes que vous souhaitez inviter ? Votre programme présente-t-il suffisamment d’atouts pour satisfaire leurs attentes ? Que vous comptiez réunir 100 ou 500 personnes, ce guide simple et pratique vous dévoile l’essentiel de ce qu’il faut savoir pour faire de votre grand événement une vraie réussite.
1. Identifier votre audience
La première étape à respecter si l’on veut réussir un événement de taille est de comprendre le public-cible. Cela implique de bien identifier toutes les cibles : qui ils sont, ce qu'ils aiment, ce qu'ils attendent de l'événement et comment ils interagissent avec des événements similaires.
Questions-clés à se poser :
- Avez-vous établi un profil-type de votre audience ? En priorité : la profession, la tranche d’âge, la démographie, la langue parlée ou encore le niveau de loyauté.
- Avez-vous listé les divers besoins et préférences en termes de disponibilité, de catering, de mobilité et d’accessibilité ? Ne laissez rien au hasard avant le jour de l’événement !
- Quels feedbacks ou données issues d'événements antérieurs pourriez-vous exploiter pour peaufiner votre programme ? Certaines idées ou activités ont peut-être davantage plus que d’autres : adaptez donc votre planning si cela s’avère pertinent.
Vous pouvez facilement obtenir ces informations en menant des sondages, en analysant les données des événements précédents ou encore en étudiant les tendances globales du secteur. Une fois que vous avez une compréhension claire de votre public, vous pouvez concevoir un événement qui répond à leurs attentes et crée une expérience mémorable pour eux.
2. Définir les objectifs de votre événement
Votre audience a bien été identifiée ? Il est temps maintenant de définir des objectifs clairs et mesurables.
Ils peuvent être très divers : le nombre de participants que vous espérez attirer, le nombre de leads générés, la participation d’invités de marque, le niveau d’exposition dans les médias ou encore le niveau de satisfaction des participants que vous espérez atteindre. Le principal est de pouvoir jauger de la réussite ou non de votre événement de manière fiable et objective.
Questions-clés à se poser :
- Quels résultats attendez-vous concrètement de votre grand événement ? Tout projet d’envergure est motivé par des ambitions concrètes en termes d’image de marque ou de business. Les formuler clairement permet d’aligner les attentes au sein de votre organisation mais également les réévaluer si nécessaire.
- Les KPI dont vous avez besoin pour évaluer votre événement (exemple : ventes, engagement de la marque, couverture médiatique) sont-ils facilement obtenables ? Et sinon, comment comptez-vous mesurer le succès de cet événement par rapport à votre stratégie ?
- Votre plateforme d’event management fournit-elle toute les données utiles ainsi que les dashboards dont vous avez besoin pour le monitoring des KPI, de l’annonce de l’événement jusqu’au jour J ?
Avec des objectifs clairs en tête, vous n’aurez aucun mal à prendre des décisions rapides et éclairées tout au long du processus de planification. Vous serez également en meilleure position pour mesurer (et défendre) le succès de votre événement le jour de l’évaluation de l’événement.
3. Établir une planification détaillée
Nous voilà au plat de résistance. La planification est le cœur nucléaire de votre projet événementiel. Elle prend en compte tous les aspects de ce dernier, de la sélection du lieu, à la logistique en passant par le programme détaillé des activités.
Il est donc fondamental de commencer tôt et de faire preuve de vigilance lors de son élaboration : quelles sont les tâches à accomplir et qui est responsable de chaque tâche ? Quels sont les plans de secours en cas d'éventuels imprévus ? Au plus ce dernier sera exhaustif au mieux vous parviendrez à garder le cap.
Questions-clés à se poser :
- Le planning des tâches reprend-il toutes les actions à prendre jusqu’au jour de l’événement ? N’hésitez pas à aller dans les moindres détails.
- Les différentes tâches ont-elles été bien assignées aussi bien en interne qu’auprès de vos prestataires externes ? Ces derniers doivent également recevoir un briefing clair de ce qui leur est demandé.
- Votre planning prévoit-il des stratégies de secours en cas de problème ou d’imprévu ? Le gestionnaire des lieux pourra peut-être vous dépanner en cas de problème technique, mais il ne pourra rien si votre star du jour vous pose un lapin… Faites donc preuve de prévoyance !
- Les aspects critiques tels que la réservation du lieu de l’événement pour le jour souhaité sont-ils bien traités en priorité ?
4. Bien choisir vos fournisseurs et prestataires
Vous en conviendrez : mieux vaut bien s’entourer que d’essayer d’être partout à la fois.
Cela étant dit, le choix des fournisseurs et prestataires peut faire ou défaire votre événement. Que vous ayez besoin d'un traiteur, d'un décorateur, d'un technicien audiovisuel ou tout autre prestataire de services, vous devez pouvoir compter à tout moment sur leur professionnalisme sans avoir à craindre un faux bond de leur part.
Demander des recommandations, lire des avis en ligne ou mener des entretiens avant de prendre une décision vous aidera à effectuer un premier filtre. Préférez ensuite des partenaires disposant d’un track record fourni et qui soit un minimum en rapport avec votre projet. Les centres de conférences proposant une approche tout-en-un peuvent grandement vous faciliter la planification et la logistique, tout en vous faisant profiter de leur propre réseau de professionnels.
Questions-clés à se poser :
- Avez-vous dressé une liste exhaustive de fournisseurs et prestataires pour l’ensemble des tâches critiques de votre événement ?
- Remplissent-ils tous les critères de qualité et de professionnalisme attendus d’après les retours disponibles ?
- Leur expérience comprend-elle des projets événementiels similaires au vôtre ?
Ceci vaut bien entendu pour le fournisseur de l’espace événementiel lui-même ! Le gestionnaire des lieux est-il réputé pour la qualité des installations, la réactivité en cas de problème ou encore les services intégrés qu’il propose ?
5. Promotion de l'événement
Monter un événement est une chose, convaincre des centaines de personnes de venir en est une autre.
La campagne de promotion est votre levier principal, en particulier s’il s’agit de votre première édition. Une part significative de votre budget global doit donc lui être réservée. Elle peut impliquer l'utilisation de divers canaux de marketing, tels que les médias sociaux, l’envoi de mailings, la publicité en ligne voire même l’utilisation d’encarts publicitaires dans la presse.
Comme indiqué au point précédent, un prestataire externe peut vous aider grandement. Par exemple à établir un message marketing percutant, à proposer un calendrier de communication pertinent ou encore un plan B en cas de faible taux de réponse.
Questions-clés à se poser :
- Avez-vous alloué une part suffisante du budget pour couvrir les dépenses de votre campagne de promotion ?
- Votre campagne fait elle intervenir des canaux marketing suffisamment diversifiés pour promouvoir l'événement ?
- Vos ressources en interne sont-elles aptes à mener la campagne de promotion ou devriez-vous vous faire un épauler par une agence ?
6. Gestion sur place le jour de l’événement
C’est le grand jour ! Tout est fin prêt pour accueillir vos invités, mais une question demeure : qui s’assurera du bon déroulement de l’événement ?
En effet, un maître d’événement est indispensable pour s’assurer de la bonne marche de l’événement : accueil des invités, briefing des prestataires, respect du timing des activités, réactivité en cas de problème, etc.
Idéalement, ce dernier sera soutenu dans sa tâche par le gestionnaire du lieu et fournir le support adéquat si nécessaire. Coupure d’électricité ? Climatisation défaillante ? Alerte incendie ? Personnes bloquées dans un ascenseur ? Vous devez être en mesure de parer à toutes les éventualités et sans délai.
Questions-clés à se poser :
- Avez-vous désigné un event manager en charge du bon déroulement de l’événement ?
- Le gestionnaire du lieu ainsi que les prestataires ont-ils bien été briefés ?
- Disposez-vous de tous les contacts nécessaires en cas d’incident?
7. Évaluation post-événement
Vous voilà arrivé au bout du parcours. Enfin, pas tout à fait…
Il est temps maintenant d'évaluer le succès de votre événement à partir des différents KPI que vous vous serez fixé au point 2 et de recueillir les appréciations des participants.
L’envoi de formulaires de satisfaction par voie électronique reste à ce jour la méthode la plus simple à mettre en œuvre et la moins intrusive. Les commentaires que vous recueillez vous aideront à améliorer vos futurs événements et à continuer à répondre aux attentes de votre public. Dans une démarche marketing, vous pouvez également inviter l’un de ses participants à se livrer à une interview lors de l’événement, que vous pourrez ensuite publier pour renforcer votre image.
Conclusion
L’apport des grands événements à votre marketing et réputation de manière générale est indéniable. Toutefois, que l’on parle d’une conférence, d’une remise de prix ou encore d’un lancement de produit, tous s’accompagnent d’exigences organisationnelles élevées : excellente compréhension du public que vous souhaitez attirer, définition d’objectifs clairs, planification sans faille, sélection judicieuse de prestataires et fournisseurs et coordination efficace le jour de l’événement. Intimidant ? Suivez une à une l’ensemble des étapes fournies dans ce guide en vous posant les questions-clés proposées pour mettre toutes les chances de votre côté.
