Guide complet pour organiser un événement hybride réussi

Guide complet pour organiser un événement hybride réussi en 2023

Les événements hybrides connaissent un succès grandissant auprès des professionnels. Ils permettent en effet aux organisateurs d'événements de combiner les avantages des événements en présentiel et en ligne. De leur côté, les participants y gagnent en flexibilité et en accessibilité. Le format demande cependant une bonne préparation. Envie d’ajouter l’expérience hybride à votre portfolio marketing pour 2023 ? Suivez notre guide complet pour ne rien laisser au hasard !

Selon un sondage mené par le blog Markletic auprès de 3000 participants, 38% des organisateurs sondés déclarent qu’un événement hybride est bien plus complexe à organiser qu’une formule tout-présentiel ou tout-virtuel. Et pour cause : aussi attractif qu’il puisse être, ce format requiert une planification minutieuse pour s'assurer que les deux volets soient coordonnés et exécutés sans fausse note.

Exemples d’événements hybrides :

• Conférences
• Débats diffusés en direct à la fois en présentiel et virtuel
• Salons professionnels hybrides

Envie de réussir votre premier essai ? Nous vous avons préparé un guide complet pour organiser un événement hybride qui cartonne ! 

Liens rapides :

1. Planification
2. Préparation
3. Production
4. Debriefing
5. Conclusion

Planifier l'événement hybride

La planification est la clé de la réussite de tout événement. Les événements hybrides ne font bien sûr pas exception. Retrouvez les étapes clés suivantes lors de la planification de votre événement hybride :

1. Définissez vos objectifs et vos attentes pour l'événement hybride. que souhaitez-vous accomplir avec cet événement ? Qui sont les participants que vous voulez atteindre ?
2. Dressez la liste des activités que vous désirez inviter en présentiel et en ligne: cela peut inclure des présentations, des sessions de groupe, des ateliers, des stands virtuels, etc.
3. Sélectionnez la plateforme de livestreaming la plus adaptée. Les solutions de visioconférence ne manquent pas et ne se valent pas : Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, pour ne citer que les plus connues. Chacune présente sa propre tarification et ses propres fonctionnalités. Optez donc pour celle qui cadre le mieux avec vos besoins. Pas envie de vous tracasser avec le choix d’une plateforme de streaming ? Découvrez les possibilités tout-en-un de BluePoint.
4. Établissez un budget réaliste pour votre événement hybride : définissez clairement le budget que vous pouvez consentir pour l'événement, afin d’être en mesure de couvrir toutes les dépenses. Conseil : n’oubliez pas les dépenses liées la promotion de votre événement hybride !

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Préparer l’événement hybride

La feuille de route et le budget sont validés ? Excellent ! Il est temps d’entrer dans le dur : la préparation de l'événement hybride.

Suivez le plan par étape ci-dessous :

1. Établissez le programme détaillé de l’événement hybride: indiquez toutes les sessions en présentiel et en ligne, ainsi que les temps de pause, les moments de breakout dédiés au networking ainsi que les périodes d'interaction. Pensez à « aérer » le programme pour ne pas brusquer le tempo et risquer des chevauchements dus à d’éventuels retards.
2. Briefez les speakers et intervenants sur le déroulement de l’événement. Veillez à ce qu'ils soient à l’aise avec le plateforme de live streaming utilisée ainsi que les outils d’interaction tels que les chatbox ou modules de sondage. Et cela va sans dire : assurez-vous qu'ils soient d’accord de donner leur exposé en formule hybride …
3. Testez votre équipement technique pour vous assurer qu'il fonctionne correctement. Personne ne veut d’un projecteur qui s’éteint intempestivement ou de haut-parleurs qui ont du larsen, n’est-ce pas ? Réservez une journée dédiée au test et au calibrage de votre matériel. Proposez aux intervenants qui le souhaitent des sessions de dry-run pour se familiariser à l’environnement.
4. Mettez en place un système de tracking pour mesurer le taux de participation de chaque événement. Cette fonctionnalité est généralement proposée en standard par les services de live streaming.
5. Que cela soit avec ou sans l’aide d’une agence externe, créez une campagne de communication qui mette suffisamment le caractère hybride de votre événement. Il faut que votre audience puisse très facilement identifier les options de participation possibles : les possibilités d’accès sur place, les instructions de connexion à la page web de l’événement ainsi que le programme complet.

Réaliser votre événement hybride

Les préparatifs sont terminés : c’est le moment d’ouvrir le bal !

Observez chacun des point suivants afin de garder votre programme sur les rails et ne larguer aucun participant en cours de route :

1. Assurez-vous une dernière fois que chaque intervenant sera bien présent à l’heure convenue et effectuez un dernier round de vérification de l’équipement audiovisuel juste avant le début de l’événement.
2. Annoncez systématiquement les options possibles (présentiel ou virtuel) pour assister à une session aux participants
3. Si le budget le permet, répondez au questions des participants à l’aide d’une chatbox spécifique aux demandes d’aide : cela permettra aux participants d’être assistés sans perdre de temps
4. Encouragez les interactions entre les participants en ligne et ceux présents physiquement sur place. Pour ce faire, utilisez des outils de chat et de sondage pour encourager les participants à interagir les uns avec les autres.
5. Surveillez attentivement les commentaires et les questions des participants. Assurez-vous de répondre rapidement aux questions des participants pour maintenir leur engagement.

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Débriefer votre événement hybride

Une fois l'événement terminé, il est temps d'évaluer les retours d’expérience et de voir si les objectifs ont été atteints :

• Faites un bilan du taux d’inscription et la durée de participation aux différentes activités : cela correspond-il à vos attentes ?
• Collectez les commentaires et notes des enquêtes satisfaction, puis analysez les résultats pour évaluer le succès de l'événement : l’engagement des participants, les leads exploitables par l’équipe commerciale, la satisfaction des intervenants et l’efficacité globale de la plateforme de live streaming.
• Sur base des différents retours, identifiez les domaines où des améliorations peuvent être apportées et si l’organisation d’un nouvel événement au format hybride se révèle pertinente.

Comment effectuer un débriefing efficace ?

Conclusion

Si vous êtes arrivé au bout de ce guide, vous vous rendez compte du travail que réclame l’organisation d’un événement hybride. Oui, le caractère unique des événements rencontre de plus en plus de succès et peut potentiellement vous apporter un retour sur investissement plus important. Mais…

Organiser un événement hybride revient à cumuler les exigences du présentiel et du virtuel : il sollicite un panel non-négligeable de moyens ainsi qu’une excellente préparation. Cela étant dit, en suivant les étapes clés décrites dans cet article, vous devriez en mesure de mener votre projet d’événement hybride au succès sans trop de difficulté. Et surfer sur cette nouvelle vague qui n’est pas près de s’arrêter.

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