Formations et congrès médicaux : 5 bonnes raisons d'opter pour un centre de conférence
Les congrès internationaux et formations constituent un aspect important des différents métiers de la médecine. Ils réunissent professionnels de la santé, hauts représentants des autorités de santé ou encore les associations défendant les intérêts de la profession. On y aborde diverses spécialités de la médecine : pédiatrie, cardiologie, etc. Dans certains cas, la présence à ce type d’événement est même obligatoire pour l’exercice du métier. De telles occasions requièrent donc un lieu à la fois moderne sur le plan de l’infrastructure mais aussi facile à rejoindre et adapté aux rencontres internationales.
Louer une salle pour un événement à caractère scientifique ou lié à la santé peut vite relever du casse-tête. Le lieu est-il facilement accessible par différents moyens de transports, en particulier pour vos invités internationaux ? L’espace est-il suffisamment équipé pour permettre l’utilisation de supports de présentation et démonstration ? Y a-t-il suffisamment de place pour les partenaires et sponsors de l’événement ? Ce ne sont là que quelques exemples de critères à prendre en compte lors de la recherche d’une salle événementielle pour votre formation ou congrès médical.
Comme nous le verrons plus loin dans l’article, faire l’impasse sur l’un de ces critères peut vite alourdir l’organisation de l’événement et impacter l’expérience globale de vos participants. Ce n’est donc pas un hasard si les centres de conférence développent une approche tout-en-un vous libérant des aléas organisationnels.
Le présentiel reste l’option préférée
Les restrictions imposées lors de la crise sanitaire ont indéniablement impacté les habitudes de travail à tous les niveaux. Après un passage « forcé » au tout virtuel qui rend les événements médicaux assez complexes à gérer, le secteur a rapidement opéré un retour au présentiel plus adapté aux échanges entre les parties.
Organiser un événement médical sur Anvers ou Liège ? Rien de plus simple avec BluePoint !
Voici donc 5 excellentes raisons d’organiser votre congrès ou formation à caractère médical en centre de conférence.
1. Un lieu idéalement situé et facilement accessible
On le sait, l’horaire des praticiens de la médecine est souvent très chargé. Rien d’étonnant donc à ce que le taux de participation dépende fortement du lieu de l’événement. Opter pour un lieu idéalement situé et bien desservi par les transports publics facilitera grandement la vie de vos invités, et les encouragera davantage à ne pas rater l’événement.
BluePoint voit les choses encore plus loin : chacun de nos centres de conférence est doté d’un parking privé et de bornes de recharge électrique. Plus besoin non plus de venir à l’avance pour chercher une place de stationnement !
2. Un espace modulable et adapté aux sous-groupes et exposants
Souvent négligées, les "breakout sessions" (ou sessions en sous-commission) sont un outil puissant pour répondre à toutes les spécialités abordées durant l’événement, et pour renforcer l'engagement et le partage des informations/connaissances.
Votre événement nécessitera-t-il de grands espaces pour accueillir vos partenaires et sponsors pour leurs supports d’exposition ? Il peut être dans ce cas judicieux de réserver une ou plusieurs salles dédiées : vous améliorez ainsi l’expérience globale de votre événement et celle des participants.
Là encore, les centres de conférence modernes brillent par la flexibilité qu’ils offrent : réserver une salle plénière et quelques salles de breakout dans un seul et même endroit est un jeu d’enfant. Pourquoi s’en priver ?
3. Une technologie de pointe pour vos démonstrations et possibilités de livestreams
Les orateurs doivent pouvoir donner leur exposé en toute simplicité sans se préoccuper un seul instant de la technique. Plus encore : un exposé à caractère scientifique doit pouvoir aujourd’hui profiter de supports audiovisuels modernes facilitant la compréhension du propos. On pense bien évidemment à la vidéo ainsi qu’aux livestreams pour des intervenants basés à l’étranger.
Des salles événementielles entièrement connectées et équipées de leur propre matériel de projection sont bien sûr à préférer aux solutions « barebones ». En optant pour un événement chez BluePoint, vous bénéficiez en plus d’un support technique sur place ultra-réactif en cas de pépin. Découvrez nos possibilités >
4. Des possibilités de catering intégré
Votre formation ou congrès médical doit être donné en soirée ou en journée ? Vous prévoyez un moment de networking durant lequel des rafraîchissements/encas seront proposés ?
Agrémentez votre programme avec un catering intelligent afin de gagner du temps et permettre un réseautage idéal entre les partenaires. Ne sous-estimez en tout cas pas l’impact positif que peut avoir une pause permettant de se désaltérer et de reprendre un peu de forces et de nouer des contacts avec des personnes du secteur en même temps.
Faire intervenir un traiteur externe pour s’occuper de la préparation des menus et le service en salle est la solution la plus courante. Cela exige toutefois une coordination supplémentaire. On recommande dès lors le recours à un centre de conférence doté de son propre service de catering professionnel sur site Toute la planification est centralisée et les tracas organisationnels sont éliminés.
5. La sécurité et le contrôle des accréditations
Les formations et congrès médicaux étant par essence une rencontre réservée à des experts accrédités, il est indispensable de disposer d’une réception professionnelle en charge de la vérification des accréditations et de la distribution des badges.
Un centre doté également de son propre service de sécurité et de contrôle d’accès aux différents étages sont d’autres gages de qualité à mettre dans la balance au moment de votre choix.
Les acteurs du monde de la santé sont nombreux à faire confiance à BluePoint :
Vous organisez bientôt un événement à caractère médical ou scientifique au sens large ?
Contactez-nous pour une visite sans engagement de nos espaces !
