Conseils d'experts : à la rencontre d’organisateurs d’événements !
Un organisateur d'événements s’occupe généralement de la planification, de la coordination et du bon déroulement de l’événement. Il est responsable de l'événement de A à Z. En cas de problèmes, c’est à lui que revient le défi de le résoudre tout en minimisant l’impact sur les invités au maximum. C’est grâce à lui que vous vivrez une expérience extraordinaire !
Allons à la rencontre du talent qui se cache derrière chaque événement!
"Un entretien avec Emmanuel Katrakis, secrétaire général de la Confédération européenne des industries du recyclage (EuRIC)"
Combien d'événements organisez-vous par an et pour combien de personnes?
Emmanuel: De la conférence annuelle d'EuRIC, organisée chaque année à BluePoint Bruxelles, à la conférence européenne sur le recyclage et l'Assemblée Générale, en passant par les réunions récurrentes des groupes de travail, mais sans compter les visites de délégations ou de sites, j'estime qu'un maximum de 40 réunions sont entièrement organisées par EuRIC.
À l'exception de la conférence annuelle d’EuRIC et de la conférence européenne du recyclage, qui rassemblent plus de 200 personnes, ainsi que de l'Assemblée Générale avec ses 60 participants, nous pouvons compter en toute confiance sur une moyenne de 20 participants par réunion.
Quels types d'événements organisez-vous et pour quel groupe cible? Quels sont les principaux objectifs de vos événements?
Emmanuel: Il existe deux types de réunions. Celles qui sont organisées avec les membres d’EuRIC pour discuter des derniers développements politiques et réglementaires, qu'ils soient de haut niveau ou très techniques, concernant l'industrie du recyclage et celles qui visent à défendre les avantages du recyclage et les intérêts des recycleurs auprès du monde extérieur. Les premières ne sont ouvertes qu'à nos membres structurés en branches par flux de matériaux, tandis que les secondes s'adressent à un public beaucoup plus large, à des fonctionnaires européens de haut niveau, à des cadres de l'industrie et à des parties prenantes actives dans l'économie circulaire.
En ce qui concerne les événements publics, nous travaillons à la Conférence Européenne du Recyclage (ERC) qui se tient chaque année dans un pays membre différent. En 2020, nous nous rendrons à Madrid où, en partenariat avec la FER et la SRR, l'ERC attend environ 200 participants. Étant donné que notre plus grand et unique événement public vise à fournir des informations à un cercle plus large que les membres d’EuRIC, notre groupe cible est plutôt étendu et comprend des professionnels de l'industrie, des experts et des législateurs européens.
Vos événements s'inscrivent-ils dans une stratégie de marketing? Pensez-vous pouvoir atteindre les mêmes objectifs sans événements?
Emmanuel: Absolument ! Dans un monde où la communication est essentielle pour canaliser le rôle vital joué par le recyclage, les événements sont définitivement un moment essentiel chaque année pour conclure le travail accompli, rencontrer de nouveaux acteurs et apporter des solutions pratiques pour accélérer la transition vers une économie plus circulaire. EuRIC est encore une jeune organisation qui n'a cessé de se développer depuis sa fondation en 2014, d'où l'importance d'être basé dans un centre d'affaires disposant d'une infrastructure adéquate pour organiser efficacement des réunions et des événements soutenant nos objectifs: à savoir défendre les intérêts des recycleurs de l'UE au niveau européen. Alors que des événements internes sont organisés pour assurer le bon fonctionnement de notre organisation, la conférence annuelle d’EuRIC, conférence européenne du recyclage, est là pour promouvoir EuRIC et sensibiliser aux avantages du recyclage en Europe. Elle est stratégiquement importante et, jusqu'à présent, elle s'est développée d'année en année.
Tout en maintenant des événements plus petits et récurrents à Bruxelles, nous pourrions naviguer en douceur dans la "bulle UE". En effet, le fait de traiter d’un sujet sensible nous donne plus de visibilité au niveau européen. Elle renforce la relation entre EuRIC et le membre accueillant et met en évidence la diversité de ses racines, avec des membres dans toute l'Europe. Je pense que la conférence annuelle d’EuRIC et la conférence européenne du recyclage contribuent grandement à nos objectifs de sensibilisation, qui ne pourraient être atteints autrement.
Comment choisissez-vous le lieu pour votre événement?
Emmanuel: À Bruxelles, nous préférons rester près de chez nous, dans le bâtiment BluePoint, tandis qu'à l'étranger, nos événements sont toujours liés aux autres membres d'EuRIC. Franchement, cela nous facilite la tâche!
Quels sont les critères les plus importants pour choisir votre salle de réunion ?
Emmanuel: Dans la plupart des cas, nous préférons rester sur place et organiser les réunions en interne dans le bâtiment BluePoint. Les facteurs les plus importants, bien sûr, sont la disponibilité, le budget et la qualité du service.
Comment évaluez-vous BluePoint en tant que lieu de réunion ?
Emmanuel: La plupart des salles de réunion sont modernes et bien équipées, avec un bel aménagement. Le service est attentif et nos invités aiment particulièrement leurs mini-sandwiches ;-)
"Un entretien avec Laurent Coessens, responsable de la communication externe et organisateur d'événements chez Agoria."
Combien d'événements organisez-vous par an et pour combien de personnes?
Laurent: Agoria organise plus de 300 événements par an. Cela signifie que nous devons être au-dessus des 10.000 participants au total. Il est très important pour Agoria de pouvoir offrir à tous ces invités un événement professionnel et une expérience unique.
Quels types d'événements organisez-vous et pour quel groupe cible ?
Laurent: Nos équipes événementielles gèrent plusieurs types d'événements : formations, groupes de travail, réunions statutaires, salons, missions économiques, événements de networking et de business développement. Ces événements sont principalement destinés à nos membres et aux parties prenantes.
Quels sont les principaux objectifs de vos événements?
Laurent: Nos principaux objectifs sont de mettre en valeur la technologie de nos huit pôles d'entreprises, la technologie de nos membres mais aussi de générer un développement des affaires grâce aux opportunités de mise en réseau pendant l'événement lui-même.
Vos événements s'inscrivent-ils dans une stratégie de marketing? Pensez-vous pouvoir atteindre les mêmes objectifs sans événements?
Laurent: Les événements sont en effet plus que jamais un canal de communication à part entière. Certains de nos événements pourraient peut-être être remplacés par l'organisation d'un webinaire, mais de cette façon, nous perdrions les avantages de réseautage en face à face. C'est pourquoi nous préférons toujours organiser un événement présentiel pour notre public cible.
Comment choisissez-vous le lieu pour votre événement ?
Laurent: La sélection et le choix du lieu idéal sont basés sur un mélange de plusieurs facteurs tels que les capacités techniques de la salle, la proposition de restauration, les places de parking suffisantes, l'accessibilité, la modernité et l'ambiance du lieu. Et enfin, mais surtout, la flexibilité de l'équipe opérationnelle sur place.
Quels sont les critères les plus importants pour choisir votre salle de réunion?
Laurent: Il s'agit certainement d'un mélange de tous les critères cités précédemment :-).
BluePoint venues sont là pour vous aider à organiser votre prochain événement! Nous offrons le soutien technologique le plus innovant et nos experts en événements s'assureront que vous bénéficiez d'un maximum d’assistance sur place pour une organisation parfaite. Nos trois sites bénéficient d’une localisation idéale et sont facilement accessibles grâce à un parking souterrain !
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