Comment se réunir en toute sécurité en temps de COVID-19?

Sans aucun doute la Covid-19 a fortement influencé notre façon de vivre. Nous travaillons et nous nous rencontrons principalement à distance parce que la situation nous l’impose. Toutefois pour que l'économie puisse à nouveau battre son plein, les réunions en « face à face » restent nécessaires. Les rencontres réelles permettent un échange d'idées plus naturel et les contacts tant physiques que visuels sont primordiaux pour mieux comprendre ses interlocuteurs et mieux réagir aux situations.  

Mais comment organiser aujourd'hui une réelle rencontre professionnelle et garantir la sécurité de tous les participants? 
Découvrez nos conseils ici!

 1. Choisir un environnement sûr qui respecte toutes les directives et les précautions.

La plupart des bâtiments ont déjà pris les mesures nécessaires pour se conformer aux directives en vigueur. Pour vous assurer que toutes les directives sont respectées, nous vous fournirons ci-dessous une "liste de contrôle"  

• Y a-t-il une entrée/sortie séparée?
• Un désinfectant pour les mains est-il disponible dès votre entrée dans le bâtiment?
• Le personnel d'accueil est-il protégé par une vitre?
• L'enregistrement des invités se fait-il sans contact (sans avoir à s'enregistrer avec un stylo et papier ou via un écran tactile numérique)?
• Le système de ventilation est-il sûr ?
  Assurez-vous que seul de l'air frais est utilisé et qu'il n'est pas recyclé et réutilisé afin de minimiser le risque de contamination par le système de ventilation. 
• Comment les salles de réunion sont-elles aménagées? Une distance de 1,5 m entre les participants est-elle bien appliquée?
• Quelles sont les mesures prises en termes de nettoyage? Les salles sont-elles nettoyées et désinfectées avant et après votre événement? Et ce, y compris le matériel audiovisuel tel que microphones, télécommandes, équipements de projection, ...?
• Le port du masque est-il d’application pour le personnel et pour les participants?

 2. Comment l'offre de restauration du lieu répond-elle aux nouvelles normes?

L'impact de la Covid-19 sur la restauration est loin d’être négligeable et nécessite une toute nouvelle approche.  
Les lieux de réunion doivent faire preuve de créativité et s'inspirer davantage de la "restauration rapide" ou encore de l’aéronautique où tous les plats sont emballés individuellement, tout en conservant leurs qualités nutritionnelles, gustatives et ce dans le plus grand respect de l’environnement. C’est cet équilibre qui contribuera à une restauration de qualité pour le succès de votre réunion. Comment sont aménagés les espaces de restauration et comment éviter le croisement entre participants. L’organisation du service pour vos accueils, pauses café et repas permet-il le respect des directives en termes de distanciation?  La vaisselle est-elle lavée à plus de 60°C ou à usage unique et recyclable?  Là aussi les lieux de réunion doivent se réinventer complètement.  

3. Le lieu offre-t-il des nouvelles technologies pour combiner des réunions « physiques » et en ligne? 

Le respect de la distance de 1,5 m entre les participants impacte le nombre de personnes lors d’une réunion. En tant qu’organisateur, comment pouvez-vous dès lors  optimiser votre investissement?  
Une première réponse pourrait-être de combiner votre réunion « physique » avec la technologie en ligne pour réunir plus de personnes en même temps. Il suffit de relier une caméra vidéo à une plateforme numérique et ainsi impliquer des personnes à distance.  Pour les réunions et congrès plus importants, une plateforme de retransmission en direct  pourra vous aider. Grâce à une plateforme de "live streaming", les participants qui ne sont pas dans la salle peuvent activement prendre part à l’événement. Ils peuvent par exemple poser des questions grâce à la plateforme et également participer à un vote en temps réel. L’interaction est garantie!

Souhaitez-vous organiser à nouveau une « véritable » réunion et désirez-vous la combiner avec les différentes technologies en ligne afin d’atteindre suffisamment de personnes ? 

Alors n'hésitez pas à contacter BluePoint via marketing@bluepoint.be or +32 2 706 88 00. 
Notre équipe se fera un plaisir de vous donner de plus amples informations sur les éléments pratiques et les possibilités technologiques pour accompagner votre réunion. Notre conseiller en prévention sera également à votre écoute et répondra à vos questions sur les mesures liées à la distanciation sociale ou à l’infrastructure.  

 Ne laisser pas la COVID-19 freiner la croissance de votre entreprise et laissez nos experts vous aider dans l’organisation de vos événements!