Comment organiser votre fête du personnel ? Nos experts vous disent tout !

Lors de la planification d’une fête du personnel, vous voudrez la rendre aussi personnelle que possible. Quel meilleur moyen de le faire que d’organiser la fête vous-même! Mais quels aspects importants devez-vous prendre en compte lorsque vous êtes planificateur d'événements? Delphine Kelemen, notre spécialiste des événements, a les réponses à toutes vos questions concernant les événements.

Comment puis-je planifier une fête du personnel à partir de zéro?

Delphine: Pensez tout d'abord au fil conducteur de votre événement: assurez-vous que tout concorde avec le message que vous essayez de transmettre avec cette fête.

Deuxièmement, mettez en place un comité des fêtes qui propose un thème. En rassemblant les commentaires de plusieurs départements, chaque membre est représenté et contribue à la fête. De cette façon, votre taux de réussite sera beaucoup plus élevé! Je recommande de choisir un thème qui permette à vos collègues de se déguiser. Qu'il s'agisse d'un costume de dessin animé ou d'un costume élégant, les gens seront en adéquation avec le thème, surtout s'ils peuvent gagner un prix de la meilleure tenue. Cela crée immédiatement une bonne ambiance autour de votre soirée.

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du personnel?

Delphine: Prenez au moins 6 mois pour la préparation. Cela comprend l’envoi des « save-the-dates », la création d’une invitation originale, l’organisation,  le choix du mobilier et de la décoration, mais aussi:

• Visiter des sites: organisez toujours une visite du site avant de le choisir. Cela facilitera votre choix et vous pourrez déjà réfléchir aux possibilités de l’espace disponible.
• Estimez l’horaire de votre événement: combien de temps durera votre introduction? Avez-vous une présentation? Combien de temps voulez-vous que le groupe joue? Faites un récapitulatif général du début et de la fin des différentes étapes pour estimer la durée de votre événement.
• Sécurité: gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas placer de décorations devant les issues de secours et assurez-vous que vos invités rentrent chez eux en toute sécurité en proposant des chambres d'hôtel, en organisant des Ubers ou même en testant leur taux d'alcoolémie à la fin de votre événement! La sécurité est une chose qui semble évidente, mais que l’on oublie souvent quand l’amusement devient une priorité.
• Restauration: n’oubliez pas les besoins alimentaires et les allergies de vos invités pour que tout le monde puisse en profiter. Prenez également des dispositions claires concernant les régimes, le lieu et les horaires avec la société de restauration, ou assurez-vous que la salle dispose de la restauration sur place pour faciliter les choses.

A côté de cela, vous (ou si vous êtes chanceux, votre event venue) devrez également choisir un bon groupe live, une animation, des hôtesses et un support technique, vous aurez donc probablement besoin de ces 6 mois.

Planifiez l’installation de l’événement la veille de celui-ci. Le démontage peut être fait le matin après l'événement.

Combien coûte une fête du personnel?

Delphine: Selon les besoins de votre événement, je dirais que cela coûte entre 150 et 250 € par personne. Si vous réservez un bon groupe live, ce qui est essentiel pour une bonne soirée dansante, vous dépenserez probablement environ 200 €, mais vous pouvez restreindre ou accroitre autant que vous le souhaitez.

Si vous voulez minimiser vos coûts, mais souhaitez tout de même organiser une fête spectaculaire, une salle tout-en-un telle que BluePoint est parfaite. Tout étant réuni sous un même toit, nous pouvons donner des conseils professionnels gratuits sans faire appel à un organisateur d’événements. Nous pouvons même réserver certains articles à un prix réduit, en raison de nos relations avec plusieurs fournisseurs.

Que dois-je faire lors de la fête elle-même?

Delphine: Assurez-vous de remercier votre personnel, car cette fête est une célébration pour les employés. Cela est souvent oublié, mais c’est très apprécié lorsque vous en parlez.

En plus de cela, la seule chose sur votre liste de choses à faire est de vous amuser. Vous avez suffisamment travaillé pour la préparation. Ainsi, lorsque la fête commence, votre travail se termine.

La partie la plus gratifiante de l’organisation d’une fête du personnel est de voir vos invités s’amuser et d’obtenir un retour positif par la suite. Après tout, vous organisez cette fête pour que vos collègues soient heureux. Cependant, c’est un péché d'entendre toute cette positivité sans l'avoir expérimentée vous-même. C'est pour cette raison que vous devez vous amuser autant que vos invités.

Chez BluePoint, nos experts événementiels s’occupent de tout le nécessaire pour organiser l'événement, ce qui signifie que vous pouvez pleinement profiter de tout ce que vous avez prévu pour vous et vos collègues!