Comment organiser un événement hybride réussi ?

La pandémie liée au Covid 19 a mis à rude épreuve les organisateurs d'événements. Par la force des choses, des nouveaux moyens, principalement numériques ont été mis en place pour organiser des réunions et des événements dans le but de diffuser des informations importantes à divers groupes cible. Grâce aux assouplissements, les événements numériques font tout doucement place aux événements en présentiels, mais nous observons néanmoins une plus grande demande pour des événements sous forme hybride. Que signifie exactement "événement hybride" et comment réussir l’organisation d’un événement hybride ? Nous avons compilé nos expériences en trois conseils.

Commençons par la définition même : qu'entendons-nous par réunions hybrides ? Les réunions hybrides ne sont pas vraiment un phénomène nouveau puisqu'elles sont utilisées depuis des années pour offrir plus de souplesse dans l'organisation d'événements ou de formations. La pandémie a toutefois fortement accéléré le nombre de réunions digitales et a fait évoluer le matériel et les facilités informatiques à disposition. La pandémie a également modifié le besoin afin de pouvoir continuer à organiser certains types de réunions de manière hybride.

Par réunions hybrides, nous entendons un rassemblement en présentiel de certains participants dans une salle de réunion, tandis que d'autres se connectent en ligne, soit via leurs propres ordinateurs portables ou smartphones, soit en groupes depuis divers points satellites. Pour l'organisateur, les réunions hybrides sont souvent plus difficiles à organiser que les événements en présentiels ou entièrement numériques. Que ce soit pour les réunions entièrement digitales ou pour les réunions hybrides, une présentation classique unilatérale n'est plus la bonne approche.  Si vous voulez que votre réunion hybride soit un succès, assurez-vous de mettre en place des outils qui permettent aux deux groupes d’interagir facilement.

Voici nos trois principaux conseils:

1. Une bonne préparation est essentielle

Tant pour les réunions entièrement digitales que pour les réunions hybrides, la méthode traditionnelle de présentation n'est plus la meilleure option. Une réunion hybride nécessite une bonne préparation et l'utilisation d'une plateforme digitale commune est nécessaire pour réussir l'événement. La préparation commence donc par une plateforme et doit inclure des instructions pratiques détaillés pour tous les utilisateurs ; une préparation technique poussée (en particulier pour les orateurs à distance), une bonne réflexion sur la manière d’organiser des ateliers et bien d’autres choses encore. Il est important de définir les attentes et les souhaits des participants et de s'assurer qu'il y ait autant d'implication dans la salle que parmi les spectateurs en ligne.

2. Faites participer vos participants en ligne

Le risque typique propre à une réunion hybride est que les participants qui suivent la réunion à distance soient laissés de côté, qu'ils deviennent des participant de "seconde zone". Les participants en présentiels peuvent facilement monopoliser l'attention de l'orateur. Pour que chacun profites pleinement de la réunion, il faut mettre tous les participants au même niveau. Les besoins des participants numériques restent ainsi également au premier plan.

Concrètement, cela signifie qu'une séance de vote ou de questions-réponses doit être organisée différemment. Pourquoi pas d’une façon numérique pour tous? Les votes et questions peuvent facilement être organisés via des smartphones ou des ordinateurs portables que la personne participe dans la salle même ou à distance. Si la même plateforme est utilisée par les participants en présentiels et à distance, tous vos participants devront connaitre la plateforme et son fonctionnement bien à l’avance.

3. Choisir la bonne technologie et prendre le temps de tout tester

Lorsque vous posez des questions en direct à votre audience, demandez d’abord aux participants à distance de partager leurs réflexions et seulement ensuite aux participants présents. Si la technologie le permet, vous pouvez montrer aux participants à distance un flux vidéo dans la salle de réunion et vous assurer qu'ils entendent également les commentaires donné dans la salle, pas seulement la voix de l'orateur. L'expérience du participant à distance ne sera pas bonne s'il n’entend uniquement une réponse à une question qu'il n'a pas entendue au préalable. Prévoyez donc suffisamment de temps pour tester la technologie. Une bonne préparation et une bonne connaissance de la technologie donneront également confiance et sérénité à l'organisateur de l'événement.

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