Comment les breakout sessions peuvent booster votre conférence

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Événements et réunions
13-02-2024

 

Souvent négligées, les " breakout sessions " (ou sessions en sous-commission) sont un outil puissant pour renforcer l'engagement et le partage des informations/connaissances lors des conférences. Votre événement comptera un grand nombre de participants ? Il peut être dans ce cas judicieux de réserver une ou plusieurs salles dédiées aux échanges en sous-groupe : vous améliorez ainsi l’intérêt de participer à votre événement et l’expérience globale pour vos participants.

Les sessions de sous-commission ou “breakout sessions” sont devenues une composante fondamentale de toute conférence moderne qui se respecte. Selon une étude menée par EventMB, 70% des organisateurs d’événements considèreraient les breakout rooms comme une composante essentielle de leur événement. Et les raisons sont nombreuses comme vous allez le voir.

 

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7 raisons de réserver une ou plusieurs breakout rooms durant la conférence

Les salles de réunion dans le cadre de sessions en sous-commission offrent de nombreux avantages :

  1. Améliorer l’engagement des participants : Les breakout rooms permettent aux participants d’interagir avec d’autres personnes partageant les mêmes idées et de discuter de sujets qui les intéressent.
  2. Faciliter la collaboration : Les salles de réunion de taille plus réduite sont nettement plus propices aux rapprochements et au développement de nouvelles collaborations.
  3. Offrir une expérience plus personnalisée : avec des sessions de breakout au programme, le participant a davantage l’opportunité de personnaliser son expérience et de choisir ce qu’il intéresse.
  4. Favoriser le réseautage : on a rien contre le classique drink de clôture, mais dans le cadre de grands événements mieux vaut sans doute prévoir des moments prévus à cet effet avec des espaces dédiés. Un coup de pouce qui aide souvent à briser la glace !
  5. Améliorer le partage des connaissances : la séance plénière n’a pas permis de répondre à toutes les questions ? Les sessions en sous-groupe sont un excellent moyen de satisfaire les esprits les plus curieux.
  6. Débriefer au cours de la journée : marquer une pause et résumer ce qui a été dit lors de sessions de débriefing en petits groupes sera toujours apprécié des participants.
  7. Améliorer l’expérience globale de la conférence : vos participants retiendront bien plus de votre événement s’il leur permet de suivre activement des sessions thématiques en petits-groupes.

 

Combien de breakout rooms réserver pour votre conférence ?

Difficile d’apporter une réponse toute faite à cette question. Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte lors du calcul du nombre de salles de sous-groupes nécessaires pour votre événement :

1.     Le nombre de participants est le facteur le plus important à prendre en compte lors du calcul du nombre de salles de sous-groupes nécessaires. Plus le nombre de participants est élevé, plus le nombre de salles de sous-groupes nécessaires sera important.

2.     La durée de l’événement est un autre facteur décisif. Si l’événement est de courte durée, il peut être préférable de limiter le nombre de salles de sous-groupes pour éviter de disperser les participants.

3.     Les objectifs de l’événement doivent également être pris en compte lors du calcul du nombre de salles de sous-groupes nécessaires. Si le but est justement de favoriser la collaboration et l’interaction entre les participants, un plus grand nombre de salles de sous-groupes peut s’avérer nécessaire.

4.     Le thème de l’événement peut également influencer le nombre de salles de sous-groupes nécessaires. C’est souvent le cas des événements « multidisciplinaires » qui font intervenir plusieurs profils et métiers différents. Les breakout rooms montrent dans ces cas tout leur intérêt.

5.     Le format de l’événement doit également être pris en compte lors du calcul du nombre de salles de sous-commission nécessaires. Si l’événement est structuré autour de présentations, un nombre plus limité de salles de sous-groupes peut être nécessaire.

 

Comment organiser des breakout sessions lors d'un événement hybride ?

1. Commencez par bien définir l'objectif des sessions de sous-commission : que prévoit le programme pour les sessions en présentiel et celles en virtuel ? Il est important d’avoir une vue claire de chaque composante et du public-cible attendu.

2. Choisissez la plateforme de vidéoconférence-live streaming la plus adaptée : Il existe de nombreuses plateformes qui permettent d'organiser des sessions de sous-groupes pour les événements hybrides. La difficulté vient surtout de l’équipement dont vous disposerez sur le lieu de la conférence : les salles disposent-elles de fonctionnalités de collaboration et de partage d'écran pour faciliter la communication entre les participants ? Disposerez-vous d’un réseau privé dédié ?

 

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3. Apportez une vue claire des sessions de sous-commission aux participants : Les sessions de sous-groupes doivent être organisées autour de thèmes explicites et clairement libellés. Les participants doivent également être informés à l'avance des sujets qui seront abordés, et du format utilisé et de préférence prévoyez un système d’inscription au prélable

4. Encouragez la communication entre les participants : Les participants doivent être encouragés à partager leurs idées et leurs perspectives, et les animateurs doivent être prêts à répondre aux questions et à guider la discussion que cela soit dans une breakout room virtuelle ou présentielle.

 

Organiser vos breakout sessions virtuelles sur Teams

Microsoft Teams intègre depuis longtemps la fonction breakout rooms, n’hésitez donc pas à en faire régulièrement usage. Voici les étapes pour organiser des “breakout rooms” via Teams :

1.     Ouvrez l’invitation à la réunion dans votre calendrier Teams.

2.     Cliquez sur “Breakout rooms”.

3.     Choisissez “Create rooms”.

4.     Sélectionnez le nombre de salles de sous-commission que vous souhaitez.

Et c’est tout ! Vous pouvez également créer des salles de sous-groupes pendant la réunion en cliquant sur “Breakout rooms” dans la barre d’outils de la réunion et en sélectionnant “Create rooms”.

 

 

5. Aider les participants à se préparer avec du contenu digital : il peut être utile de fournir des ressources supplémentaires aux participants pour les aider à préparer les sessions de sous-groupes. Cela peut inclure des documents de référence, des vidéos explicatives ou des tutoriels.

6. Recueillir les commentaires des participants : Il est important de recueillir les commentaires des participants après les sessions de sous-groupes pour évaluer leur efficacité et identifier les domaines à améliorer pour les futurs événements hybrides.

 

Conclusion

Les breakout rooms constituent un outil indispensable pour tout organisateur de conférence cherchant à booster l'intéret des participants avec une expérience plus personnalisée. En intégrant des salles de sous-commssion à votre événement, vous améliorez le partage d'information et l’engagement, facilitez la collaboration et encouragez le réseautage entre les participants. Alors, pourquoi attendre? Commencez à intégrer les breakout sessions dès aujourd'hui à vos réservations et faites passer votre conférence au niveau supérieur !